Come scrivere richieste per RFP e RFQ

Ora che hai analizzato i requisiti aziendali e hai completato la tua ricerca di fornitori, sei pronto per avviare le carni e le patate del processo di selezione dei venditori. Una richiesta Richiesta di proposta (RFP) o Richiesta di offerta (RFQ) è la chiave per selezionare il miglior fornitore al miglior valore per la tua azienda. La scrittura di un RFP o di una RFQ non è difficile se comprende gli obiettivi e la funzione del documento.

Richiesta di proposta o Richiesta di offerta Richiesta di proposta (RFP)

Un
RFP servizi o prodotti complessi in cui la qualità, il servizio o il prodotto finale progettato saranno diversi da ogni fornitore che risponde.

Un

RFQ
è usato per merci, servizi semplici o semplici / semplici parti con scarsa o nessuna spazio per differenziare il prodotto o il servizio tra la risposta fornitori. I punti di negoziazione potrebbero includere programmi di consegna, opzioni di confezionamento, ecc. Obiettivi di un RFP o RFQ Ottenere proposte dettagliate per valutare la risposta di ciascun fornitore in modo che i migliori interessi della vostra azienda siano raggiunti su tutti i fronti > Sfruttare la competitività del processo di selezione dei venditori per negoziare il miglior affare possibile

Assicurare che gli interessi di tutti i soggetti interessati all'interno della vostra azienda saranno raggiunti e un consenso raggiunto

• mette la tua azienda a controllare l'intero processo di selezione dei venditori e imposta le regole di selezione in alto
• Comincia a costruire la partnership tra te e il venditore sin dall'inizio
• Sezioni della richiesta di proposta o richiesta di preventivo

La RFP o l'RFQ devono contenere le seguenti sezioni. Tieni presente che ogni documento sarà diverso a seconda del tipo di azienda e del prodotto che stai cercando.

• Personalizza ogni sezione per le tue esigenze individuali.

Dettagli di presentazione

Scadenze, indirizzo postale della vostra azienda, persona di contatto per domande e chiarimenti

1. Introduzione e Sommario esecutivo
   Scrivere questa sezione ultimo dopo l'intero documento è terminato. Ciò viene utilizzato per fornire ai fornitori potenziali una breve panoramica della vostra azienda e dei requisiti per il tuo prodotto o servizio.
2. Panoramica e priorità aziendale
   Dai una breve panoramica del tuo business, dei prodotti e del settore di mercato a cui ti occuperai. Ciò aiuterà i vostri fornitori potenziali a capire quali esigenze aziendali si sta cercando di riempire con il processo di selezione del fornitore. Inoltre, fornire informazioni di sfondo importanti che beneficeranno il fornitore quando si risponde.
3. Specifiche dettagliate
   Questa dovrebbe essere la sezione più lunga del documento.Per un RFP, esso contenerà le misure e requisiti qualitativi
   che consentiranno di determinare la decisione di selezione del fornitore. Per un RFQ questa sezione dovrebbe fornire le misure
4. quantitative
   che si desidera cercare nella risposta del fornitore. Il criterio di esempio include: Disegni di prodotto Tolleranze di ingegneria Livelli di servizio Milestones
   • Disponibilità e tempi
   • Requisiti tecnici o aziendali
   • Funzionalità software
   • Requisiti hardware
   • Assunzioni e vincoli
   • Qualsiasi ipotesi e / o vincoli che i fornitori potenziali devono essere resi noti devono essere elencati qui. La mancata intenzione di essere pronta e anticipata con il venditore apre la porta a rinegoziare l'accordo in una data successiva ed esegue la possibilità di sforzare la relazione che hai con il tuo fornitore. Possibili argomenti includono spese di viaggio, costi di aggiornamento / modifica, diritti di licenza, ecc.
   • Termini e condizioni

Tutti i termini e le condizioni del contratto devono essere elencati in modo che il venditore facesse una risposta onesta e onesta . Queste possono includere opzioni di finanziamento, durata del contratto, opzioni di rinnovo, garanzie, sanzioni di consegna, livelli di servizio ecc.

1. 
   Criteri di selezione
   La sezione finale deve essere una panoramica dei criteri di selezione che utilizzerai fai la tua decisione. Alcune aziende preferiscono mantenere queste informazioni totalmente riservate; mentre altre aziende credono che questo aiuterà i produttori potenziali a concentrarsi su ciò che è importante per la tua azienda.
2. Distribuisci l'RFP / RFQ a fornitori selezionati
   Infine, componga una lettera di copertura e invia due copie del tuo RFP o RFQ a ciascuno dei fornitori selezionati dal processo di ricerca. Assicurarsi che le informazioni di contatto appropriate siano incluse per fornire assistenza a qualsiasi fornitore che ne abbia bisogno.
   Fase successiva: Valutazione della proposta e selezione del fornitore