Come scrivere una richiesta per la proposta o RFP

Una richiesta di proposta, a volte chiamata RFP o RFQ per "richiesta di quotazione", è un documento che un'azienda emette quando vuole acquistare un prodotto e vuole rendere disponibili le sue specifiche pubblico. Questo è di solito quando diverse aziende offrono un'offerta sul lavoro o sul lavoro e invita prezzi più competitivi. Ma il tuo sforzo potrebbe produrre offerte che sono uno spreco del tuo tempo, o peggio, nessuna offerta, se non preparate correttamente il RFP.

Ecco come procedere per il successo migliore.

Difficoltà: Media

Tempo richiesto: Spesso richiede diversi giorni

Ecco come:

1. Fai il tuo compito: Scopri cosa hai bisogno, cosa vuoi e cosa è possibile prima di iniziare a scrivere il tuo RFP. Non rilasciare un RFP per una macchina in grado di produrre 1 milione di widget all'ora se non hai mai venduto più di 25 al mese. Non c'è motivo di rilasciare un RFP per un'auto volante quando un messaggero può ottenere il traffico proprio come veloce su una bicicletta.
2. Distinguere tra le tue esigenze e desideri: Se si desidera acquistare un'applicazione in grado di trasmettere immagini tra la sede e le furgoni sul sito di lavoro, è possibile specificare il numero di immagini necessarie al secondo, la dimensione massima di le immagini necessarie e la risoluzione necessaria. Certo, potrebbe essere bello avere quelle immagini in colore, ma è davvero necessario? Se hai davvero bisogno di una certa specifica, usa parole come "volontà", "deve" e "deve". Ciò indica che questi sono i requisiti. Le specifiche che sono semplicemente "desideri" devono essere identificate da parole come "possono," "possono" e "facoltative".

1. Decidere quale sarà il vincitore : Le proposte che riceverete in risposta al tuo RFP differiranno. Ogni società rispondente avrà diversi punti di forza e di debolezza. Alcuni si concentreranno sul costo più basso. Altri si impegnano nella migliore qualità. Altri ancora offriranno un insieme completo di funzionalità. Decidere davanti ciò che stai cercando - il costo più basso, la consegna più veloce o una combinazione dei due.

1. Organizza il documento : tutto quello che scrivi per le imprese deve essere dato un gran pensiero e dovrebbe essere organizzato. Un contorno è un buon punto di partenza. Al minimo occorre sezioni per l'introduzione, i requisiti, i criteri di selezione, le linee temporali e il processo. Molte di queste sezioni avranno sottosezioni.
2. Scrivi l'introduzione : Qui ti spiegherai ai potenziali offerenti perché state pubblicando la RFP e cosa speri di conseguire facendo così. L'introduzione può anche includere una sintesi dei punti chiave delle altre sezioni, inclusa la data dovuta. L'introduzione di una RFP per un sistema di trasmissione delle immagini potrebbe leggere qualcosa di simile: "La società XYZ richiede proposte per un sistema affidabile e facile da usare in grado di trasmettere immagini dall'ufficio principale a furgoni ovunque nell'area metropolitana.Le offerte responsive devono essere ricevute entro lunedì 5 marzo 2007 alle ore 8:00 PST. "
3. Spiegare i requisiti : Questa sezione è una delle più importanti e richiede solitamente il tempo. la dimensione e la chiarezza delle immagini da trasmettere e la velocità necessaria.Siate specifici, ma non dite agli offerenti come volete che il lavoro venga compiuto a meno che non sia essenziale.Per potresti interrompere questa parte in sottosezioni dal sistema. ad esempio: a) dimensioni e qualità dell'immagine b) trasmissione (che potrebbe includere sia la velocità desiderata che tutti i requisiti che rendono la trasmissione sicura) e c) le opzioni desiderate (dove è possibile elencare il colore come opzione desiderata)
4. Criteri di selezione < : Qui puoi indicare agli offerenti come selezionerai l'offerta vincente: puoi divulgare quanto più o meno ti piace. È una buona idea includere una frase simile: "Il vincitore, se presente, sarà selezionati esclusivamente dalla sentenza di XYZ Company. "Alcuni RFP di governo sono molto sp ecific circa i criteri di selezione, ma la maggior parte delle RFP commerciali sono meno precisi. Potresti creare un foglio di calcolo che assegna ad ogni offerta un certo numero di punti di ciascuna categoria, quindi scegliere una migliore selezione da parte di una squadra con i primi tre punteggi. Timeline
5. : Questa sezione spiega alle aziende che desiderano offrire un'offerta sulla tua RFP quanto rapidamente devono agire e per quanto tempo si prevede di prendere il processo. Sii ragionevole quando imposta le tue scadenze. Non chiedere proposte per sistemi complessi quindi dare agli offerenti solo pochi giorni per rispondere. Date più tempo per preparare un'offerta se il tuo RFP è grande, se l'acquisto desiderato è complicato o se richiede una risposta più dettagliata. Ciò è anche dove si può dire agli offerenti quanto tempo il processo di valutazione avrà, quando saranno avvisati se sono stati riusciti e quanto devono essere consegnati. Process:
6. Utilizza questa sezione per spiegare come funziona il processo, dall'invio della RFP all'aggiudicazione del contratto e all'avvio del lavoro. Questa sezione potrebbe dire: "Le offerte sono dovute alla data specificata nel passaggio 8. Tutte le offerte saranno riesaminate per assicurarsi che soddisfano tutti i requisiti e siano reattivi. Tutte le offerte reattive verranno classificate nelle categorie X (puoi indicare le categorie se si desidera) e le prime tre offerte verranno valutate dalla squadra di selezione per selezionare l'aggiudicatario e un alternatore. I negoziati con l'aggiudicatario dovrebbero portare ad un aggiudicazione di contratto entro due settimane. " Decidere come inviare la RFP
7. : la maggior parte dei RFP sono inviati via mail, ma non devono essere. Puoi inviare un RFP tramite e-mail oppure puoi pubblicarlo sul tuo sito web della tua azienda. Basta essere sicuri di specificare il nome o il numero che gli offerenti devono utilizzare per identificare la RFP a cui rispondono. Decidere chi riceverà la RFP:
8. Potresti aver già identificato i fornitori da cui vuoi acquistare. La tua azienda può anche avere un elenco di fornitori accettabili. In caso contrario, potete trovare i possibili venditori attraverso la tua rete professionale, cercando online, oppure chiedendo ai fornitori di fiducia di altri materiali per le loro raccomandazioni.Non limitare la tua lista di chi riceve il tuo RFP a solo aziende "grandi" o "fornitori" stabiliti. Potreste trovare idee migliori e prezzi ancora migliori da venditori più piccoli che sono spesso più interessati a vincere la tua attività. Invia la RFP.