Ordine di acquisto - definizione di termini commerciali

I f avete mai ordinato prodotti o forniture per il tuo negozio al dettaglio, potrebbe essere stato chiesto se si dispone di un numero di PO. Un ordine di acquisto (PO) è un contratto di vendita scritto tra l'acquirente e il venditore che specifica l'esatta merce o servizi da rendere da un unico fornitore. Specifica i termini di pagamento, le date di consegna, l'identificazione degli articoli, le quantità, i termini di spedizione e tutti gli altri obblighi e condizioni.

Gli ordini di acquisto sono generalmente preprintati, documenti numerati generati dal sistema di gestione finanziaria del rivenditore. In altre parole, se si utilizza un software di contabilità come QuickBooks, quando si ordinano prodotti da un fornitore, creerà un ordine di acquisto nel sistema. Lo scopo della PO è quello di creare un documento trackable all'interno del sistema di contabilità o POS per essere utilizzato in tutti i tipi di modi vantaggiosi per eseguire la tua attività.

In primo luogo, un PO indica il tuo sistema inventario quello che hai su ordine. Se stai usando un sistema open to buy, sa di non ordinare più di un prodotto perché già sono stati ordinati. In secondo luogo, può stabilire specifiche di acquisto con il fornitore. Ad esempio, contiene ovviamente le quantità di ciascun prodotto che stai ordinando, ma specifica anche il metodo di pagamento, i termini di cui pagherai per i prodotti (incluso il datazione) e il metodo in cui desideri che i prodotti spediti al tuo negozio.

Molti fornitori dispongono di un set o di un sistema predefinito che utilizzano per la fatturazione e il trasporto. Quindi, senza alcuna istruzione, predispongono il terreno UPS quando vengono spediti per esempio. Ma potrebbe essere necessario più veloce e il PO può comunicarlo. In terzo luogo, un PO è un documento di responsabilità per tutte le parti. E 'molto facile fare errori quando si ordina.

Ma quando tutto è scritto, è difficile discutere. Ricordo molte volte quando sono stato fatturato e fatturato in modo non corretto da un fornitore, ma ho avuto il mio ordine di acquisto per sostenerlo e ricavato invertito o fisso. Un esempio di questo, ho ricevuto una fattura per 300 scatole di crema di scarpe e quando ho ordinato 300 pezzi. Ci sono 100 pezzi in una scatola, in modo da poter immaginare quanto fosse più alta la fattura rispetto a quanto doveva essere.

Quarto, quando la merce arriva dal venditore, puoi controllarla contro la PO e assicurarti che la spedizione sia corretta. Quinto, consente a tutti i dipendenti di essere coinvolti. Ad esempio, un dipendente può ordinare e un altro può ricevere. Mi ricordo il mio primo negozio 26 anni fa quando non avevamo un sistema PO. Dato che ero io a ordinare, dovevo anche controllare ogni cosa per assicurarmi che fosse giusto. Non uso efficiente del mio tempo come negoziante.

Uno degli altri vantaggi degli ordini di acquisto è il tuo merito di credito.Le banche guardano spesso i tuoi PO per determinare se sei solvente. Un processo di ordine di acquisto solido può aiutare a ottenere l'approvazione. Un povero comporterà di non ottenere un prestito. Può anche essere utilizzato per il credito con il fornitore. Ad esempio, alcuni produttori potrebbero richiedere di pagare in contanti quando ordinate.

Dopo un periodo di attività con te, ti permettono di inviare un PO verso una carta di credito. Questo è enorme nella gestione del tuo flusso di cassa.

Le PO sono una pratica comune nel settore della vendita al dettaglio. E qualsiasi software POS o software di contabilità che puoi installare nel tuo negozio avrà un componente PO per te.