Negoziazione nel processo di acquisto

Il negoziato nel processo di acquisto copre il periodo da quando viene effettuata la prima comunicazione tra l'acquirente e il fornitore fino alla firma finale del contratto. Il negoziato può essere semplice come quello di cercare di ottenere uno sconto su un caso di guanti di sicurezza per la complessità degli acquisti di capitali importanti.

Un professionista d'acquisto deve mirare ad avere successo nei negoziati con i fornitori per ottenere il miglior prezzo con le migliori condizioni per ogni articolo acquistato.

Il processo di negoziazione è diventato un settore più importante nel processo di supply chain, in quanto le aziende cercano di ridurre le loro spese aumentando il loro potere d'acquisto. Ciò significa che gli acquisti di professionisti devono negoziare tariffe sempre migliori con i fornitori mantenendo o aumentando la qualità e il servizio.

In passato, le aziende avevano una lunga lista di fornitori che avrebbero acquistato elementi diversi da cui richiedevano risorse di acquisto per trascorrere un tempo limitato sulla negoziazione dei prezzi più bassi. La migliore soluzione disponibile è stata quella di confrontare i prezzi di elenco dai cataloghi e selezionare il fornitore in base a tali informazioni. L'andamento dell'ultimo decennio è stato quello di razionalizzare la base di fornitori e di stipulare contratti a lungo termine con singoli acquisti. Questo offre alle aziende la possibilità di negoziare prezzi significativamente più bassi per gli elementi che acquistavano da un numero di fornitori separati.

L'accento in negoziazione si è allontanato dallo scenario dei prezzi più bassi per negoziare con pochi venditori per ottenere il prezzo più basso con il miglior servizio, qualità e condizioni. L'obiettivo per le aziende è stato quello di ridurre la spesa complessiva piuttosto che negoziare il prezzo più basso con un gran numero di fornitori, che non hanno dato il miglior risultato complessivo.

I contratti a lungo termine negoziati con una base di fornitori più piccola hanno prodotto più di una relazione partner tra acquirente e fornitore. La relazione può diventare meno avversario che beneficia di compratore e venditore. In un tipo di partner o di un rapporto, l'acquirente incoraggerà il venditore ad aumentare la qualità e il servizio e il venditore sa che facendo questo il partenariato continuerà con un contratto rinnovato con vendite garantite.

Negoziazione o RFQ

I dipartimenti di acquisto non governativi continuano ad offrire una gamma di fornitori prequalificati una richiesta di offerta (RFQ) per gli elementi o servizi che desidera acquistare. Il processo di offerta concorrenziale può produrre una gamma di offerte e condizioni che il reparto acquisti valuterà e poi aggiudicherà l'attività. Questo può o non può comportare una qualche forma di negoziazione.

La maggior parte delle attività negoziate coinvolgerà oggetti o servizi che non sono necessariamente definibili da un RFQ. Il reparto d'acquisto e il venditore dovranno negoziare più di un prezzo. La negoziazione coprirà solitamente quello che deve essere fabbricato o qual è la portata del servizio da fornire, la garanzia, i servizi di trasporto, l'assistenza tecnica, l'alternativa per l'imballaggio, i piani di pagamento, ecc.

Acquisti di oggetti o servizi di costo significativo richiederà negoziati estesi per arrivare ad un contratto finale.

I professionisti dell'acquisto sono tenuti a partecipare a questi tipi di negoziati per garantire che le loro aziende ottengano il miglior prezzo con i termini più favorevoli e che il personale possa essere addestrato nei metodi di negoziazione in quanto diventa più comune in un clima economico difficile.

Obiettivi di negoziazione

Il personale di acquisto dovrebbe entrare in tutti i negoziati con obiettivi chiaramente definiti. Senza obiettivi la possibilità che l'acquirente professionale possa concedere il prezzo, la qualità o il servizio è notevolmente aumentato. Il negoziatore dovrebbe entrare in discussioni con il venditore con obiettivi precisi che desiderano raggiungere per la propria azienda.

L'obiettivo non dovrebbe essere assoluto e dovrebbe consentire una certa flessibilità.

Tuttavia, il negoziatore dovrebbe inoltre garantire che essi non si discostano dagli obiettivi e si permettano di negoziare su aree che non fossero parte della discussione. Ad esempio, un negoziatore potrebbe aver lavorato con il fornitore sui loro obiettivi sul prezzo e sul servizio, ma non sulla qualità. Quando il venditore comincia a discutere della qualità, il negoziatore dovrebbe astenersi da qualsiasi accordo in cui siano senza un obiettivo fissato.

Il negoziato è una parte importante del ruolo del professionista d'acquisto. È un'abilità che è appresa e la formazione può aiutare ad acquistare il personale per comprendere ciò che è necessario durante la negoziazione con i fornitori.

Aggiornato da Gary Marion, Logistics e Supply Chain Expert.