Imparare come acquistare un sistema telefonico aziendale

Per la maggior parte delle organizzazioni, il singolo pezzo più importante di attrezzature per ufficio è il telefono. Solitamente i sistemi telefonici di classe Business iniziano a costare qualche migliaio di dollari e il prezzo aumenta proporzionalmente con l'aumento delle dimensioni del sistema e del numero di funzioni desiderate.

I sistemi telefonici di business class qui discussi sono per gli uffici con dieci o più persone.

Quale funzionalità avrete bisogno

Le funzionalità che portano valore al tuo business e collegano la tua attività al mondo aumentano il costo totale del sistema telefonico.

Il venditore di un sistema telefonico cercherà di vendere tutte le campane e fischietti (è il loro lavoro), ma devi esaminare ogni funzione e decidere se aggiungerà valore alla tua attività o ti farà risparmiare denaro.

Funzioni di base

Ecco alcune delle caratteristiche più comuni disponibili in un sistema telefonico aziendale. Ogni marchio è diverso, quindi rivolgetevi al venditore per un elenco completo delle opzioni.

L'addetto automatico ha solitamente il posto di un receptionist presentando ai chiamanti un elenco di opzioni per indirizzare la chiamata (ad esempio, "Premere 3 per parlare con qualcuno in Vendite"). Può anche consentire ai chiamanti di comporre direttamente l'estensione di un partito.

• Conferencing Features permettono che due o più estensioni si connettano per condividere una conversazione. Di solito, il valore predefinito è due. Se hai bisogno di più di due, chieda quale sia il numero massimo di partecipanti. Alcuni sistemi consentono solo di estendere le estensioni interne. Se avete bisogno di chiamate in conferenza esterne, chiedete anche questo.
• Directory automatizzata consente ai chiamanti di cercare un'estensione di un dipendente inserendo le prime lettere del loro nome.
• Posta vocale consente di lasciare i messaggi per i dipendenti che non sono disponibili o sul telefono. Alcuni sistemi possono inoltrare messaggi di segreteria telefonica all'email di un dipendente e consentire alle apparecchiature di segreteria separata di terze parti di interfacciarsi con le loro apparecchiature. A seconda del prezzo, questo potrebbe risparmiare denaro.
• Hold Call è la capacità di mettere in attesa una chiamata mentre l'utente partecipa a altre questioni. Di solito inclusi con il sistema.
• Inoltro di chiamata consente all'utente di inoltrare temporaneamente tutte le chiamate a un'altra estensione o alla segreteria vocale.
• Selezione veloce salva i numeri di telefono utilizzati frequentemente e consente all'utente di comporre un pulsante con due o due pulsanti. È un risparmio di tempo utile per i numeri spesso chiamati.
• Redial consente l'ultimo numero richiesto per essere rielaborato con il tocco di un pulsante.
• Paging consente a un utente di parlare su un sistema di indirizzi pubblici per richiedere un dipendente o dare annunci.
• La musica in attesa fornisce ai vostri chiamanti qualcosa da ascoltare mentre sono in attesa. Può essere musica o messaggi preregistrati che pubblicizzano la tua azienda.
• Back Up Power fornirà una fonte alternata di energia elettrica da 10 a 60 minuti in caso di interruzione di corrente.

Funzioni avanzate

Le funzioni avanzate aggiungeranno un costo significativo al sistema totale e aggiungeranno un costo continuo per tutta la durata del sistema. Tuttavia, questo potrebbe essere compensato da ridotti servizi ai clienti e risparmi di tempo che portano. La funzione

• La posizione remota consente di collegare semplicemente i dipendenti fuori sede oi piccoli uffici remoti digitando semplicemente un'estensione interna.
• Trova / Seguimi consente agli utenti di inoltrare il proprio telefono su richiesta ad un altro telefono cellulare, telefono cellulare, telefono cellulare, segretario, ecc.
• Computer Telephone Integration (CTI) interagire con un sistema informatico. Gli esempi includono la possibilità per un utente di fare clic su un numero di telefono sullo schermo e avere il sistema telefonico automaticamente comporre il numero (riducendo i numeri errati e risparmiare tempo); o il passaggio del numero di telefono di un cliente a un computer quando chiamano per tirare l'account del cliente e visualizzarlo sullo schermo per il dipendente prima di rispondere al telefono. Questa opzione è molto costosa.

Quanto il sistema dovrebbe essere

La prossima domanda da rispondere è dove volete i telefoni. L'elenco seguente elenca i luoghi comuni che si desidera individuare un'estensione telefonica:

• Receptionist
• Ogni ufficio
• Fax
• Terminali per carte di credito, porte dati
• Sala conferenze
• Pavimento negozio / magazzino
• Aree pubbliche (sala d'attesa, corridoi, modi d'ingresso, ecc.)

In seguito, dovrai determinare quante chiamate simultanee verranno entrate e lasciando l'ufficio. La somma totale delle chiamate in entrata e in uscita in un determinato momento è il numero di righe (o tronchi) che avrete bisogno.

Le configurazioni comuni sono 3, 8, 12, 16, 24 o 48 righe. I sistemi più grandi dispongono di slot di espansione in modo da poter aggiungere più righe in una data successiva. Ricordati di tenere conto della crescita futura (il 25% non è raro). Importante: se lo sottovaluta, i chiamanti ricevono un segnale occupato se tutte le linee sono in uso.

Trovare un rivenditore di sistemi telefonici

Trovare un rivenditore non è difficile. Innanzitutto, puoi cercare il Web per "Attrezzature telefoniche e forniture" per trovare un rivenditore vicino a te.

Gli spettacoli di tecnologia aziendale e di ufficio sono anche buoni posti per iniziare. Non solo sarai in grado di incontrare le vendite e le persone di supporto, ma puoi anche provare un sistema.

Infine, il modo migliore è chiedere in giro. Chiedere alle persone che conoscete chi ha un'impresa con un ufficio. È inoltre possibile ottenere la loro valutazione della qualità dell'apparecchiatura e del livello di servizio fornito.

Calcolo del costo totale

Il costo totale del sistema sarà costituito dai seguenti componenti:

• Base Unit / System è l'unità che controlla l'intera infrastruttura telefonica.Il costo dipende dal numero di funzioni disponibili, dal numero di set di telefoni in grado di gestire e dal numero di righe provenienti dalla società telefonica.

• I portatili / set da scrivania sono le unità che siedono sui tavoli o sono collegate alla parete. Sono disponibili in diversi stili, capacità e prezzi diversi. I prezzi possono variare da $ 70 a $ 1 000. Gli esempi includono: Basic (più economici), Mid-level, Executive / High-End, set di receptionist (più costosi) e Unità da tavolo da conferenza. Altre opzioni includono le cuffie a mani libere e le connessioni wireless. La maggior parte dei telefoni sono proprietari e funzioneranno solo con un sistema base da quel produttore. Se state sostituendo un sistema telefonico esistente, il costo di tutti i nuovi portatili (se si cambia marche) può fare un aggiornamento al modello superiore superiore l'unica soluzione a prezzi accessibili.

• Cablaggio sono i vasi sanguigni dell'organizzazione e non devono essere emarginati. Se stai costruendo un ufficio, installare i cablaggi e i recipienti in qualsiasi area in cui pensi di aver bisogno di un telefono in futuro. Il costo sarà una frazione del costo se dovete tornare più tardi e puntare i fori nei soffitti e nelle pareti. Se lo si installa in un edificio con cablaggi esistenti, rivolgersi al rivenditore per controllare il cablaggio per la compatibilità prima di firmare il contratto.
• L'installazione e la configurazione iniziale sarà la parte più lunga del progetto. I sistemi telefonici non funzionano correttamente e probabilmente dovranno essere installati e configurati inizialmente da un tecnico addestrato. Al fine di alzarsi e correre il più velocemente possibile, assicuratevi che questo sia incluso nel contratto. Altre opzioni che possono essere negoziate sono manutenzione, modifiche future e formazione per i dipendenti.

Decisione finale

La decisione finale si basa sulle spalle. I venditori di sistemi telefonici possono essere aggressivi, ma ricordate di essere "il cliente" e siete responsabili. Per ottenere il miglior prezzo per il sistema desiderato, consegnate le tue esigenze a diverse aziende e lasciateli fare offerte sul progetto. Assicurati di avere una proposta dettagliata che copre tutte le aree sopra descritte.

Non riceverai un confronto tra mele e mele, quindi chieda che il costo delle funzionalità sia elencato separatamente (o dettagliato se sono inclusi come un pacchetto di funzionalità). Ciò consente di determinare ciò che causa le differenze dei prezzi. Se non siete ancora sicuri di un leader chiaro, chiedete di vedere una demo in un sito del cliente esistente. Infine, confrontare le proposte e scegliere quello che soddisfa le tue esigenze, consente di crescere e, soprattutto, ti senti più a tuo agio.