Quando un revisore o un ispettore arriva al tuo business

Tutti gli operatori sono a conoscenza delle revisioni IRS, ma la tua attività potrebbe essere controllata o controllata da agenzie e servizi locali, statali e federali per una moltitudine di problemi:

• Autorità locali , per le ispezioni antincendio, i codici di costruzione, le questioni sanitarie e di sicurezza e le eventuali violazioni degli americani con disabilità (ADA)
• agenzie statali , per le imposte sulle vendite, la registrazione delle imprese e le questioni relative all'occupazione
• agenzie federali, > compreso l'OSHA, l'ADA, il reparto salariale e l'ora e l'immigrazione / le abitudini (ICE).

Ecco un elenco di agenzie statali e federali che possono controllare o esaminare il tuo business.

Tipi di audit e ispezioni

Alcune agenzie devono

• controllare la tua attività quando si apre. Queste sono tipicamente le imprese locali come il dipartimento di salute o il reparto di edifici. Alcune agenzie
• controlli regolarmente . Gli ispettori locali del fuoco e della salute di solito vengono su un programma di rotazione. Alcune agenzie possono
• venire alla tua attività senza preavviso per nessun motivo . OSHA è una di queste agenzie. Alcune agenzie vengono
• in risposta a una denuncia da un dipendente o da un cliente o da un'altra persona. Gli ispettori dell'immigrazione, gli ispettori ADA e gli ispettori OSHA rispondono alle denunce di un dipendente o di un cliente. I revisori IRS o gli statisti fiscali degli stipendi statali possono venire in risposta a una denuncia da parte di un imprenditore indipendente.

Preparati prima di un controllo o un'ispezione

Preparati per eventuali controlli o ispezioni:

Crea un elenco di possibili agenzie

• che possono esaminare la propria attività specifica. Includere le agenzie che potrebbero apparire a causa della natura specifica della tua attività. Ad esempio le imprese alimentari possono avere un ispettore sanitario. Conosci i tuoi diritti
• per ogni tipo di ispezione. Puoi chiedere all'ispettore di tornare più tardi, quando è più conveniente per te? Hai il diritto di accompagnare l'ispettore o il revisore? Siediti con il tuo avvocato
• e discutere i tuoi diritti e responsabilità durante questi controlli e ispezioni. Impostare le procedure
• per voi e il tuo staff per seguire quando viene visualizzato un ispettore o un revisore e addestrare il tuo staff in cosa fare. Potrebbe essere una buona idea mettere questi processi in un notebook da qualche parte.

Decidere chi deve essere avvisato

• quando arriva un ispettore. Che cosa dovrebbe fare il tuo personale se non sei disponibile? Chi è il prossimo responsabile? Se il vostro avvocato dovesse essere avvisato e quando? Controlla i tuoi record aziendali
• relativi a questa ispezione per assicurarsi che siano esatti, completi e conformi alla legge. Ad esempio, un ispettore federale o statale di salari e ore desidera visualizzare i fogli di tempo o altri record di time-keeping. La prima cosa da fare durante un'ispezione o un controllo:

essere cortese e disponibile. Il tuo atteggiamento dovrebbe essere: "Vogliamo obbedire ai laici e fare la cosa giusta. Aiutatemi a sapere che cosa è. Se ci sono problemi, vogliamo correggerli".

Verificare l'identità dell'ispettore

• e assicurarsi che l'ispettore abbia la documentazione appropriata, incluso un mandato, se necessario. Spesso gli ispettori falsi provano a intimidire i datori di lavoro per presentarsi alle ispezioni, pagando poi multe o sanzioni o acquistando kit di conformità. Quindi,
• metta in atto il tuo piano. T
• foto o tenere un registro dell'ispezione o della verifica. Seguire l'ispettore o chiedere se è possibile accedere all'audit. Non volontari nulla
• . Se ti viene chiesto una domanda, rispondi. Non aggiungere nulla alla tua risposta. Alla fine della verifica o dell'ispezione,
• richiedi una revisione. La maggior parte degli ispettori o dei revisori non si impegnerà a niente di specifici, ma dovrebbero darti un'idea generale se vi siano state violazioni e cosa si aspetta di seguito. Dopo un'ispezione o un'ispezione

Se sono state assunte violazioni dall'ispettore, puoi avere il diritto ad un

processo di appello. Come viene gestito questo passaggio dipende dall'agenzia specifica. Come follow-up, qualsiasi agenzia dovrebbe fornire un record scritto delle violazioni, se queste sono corrette e come, e quali sono state inflitte ammende e sanzioni. A questo punto, probabilmente vuoi contattare il tuo avvocato per discutere di una risposta.

Se non vi sono violazioni dall'ispezione, discutere con i tuoi dipendenti cosa è andato bene, quello che hai sentito o hai visto e cosa potresti imparare a fare meglio la prossima volta.

Per quasi tutte le attività, ci sarà una prossima volta.