Come sviluppare un'agenda di riunione efficace

Un programma di riunione è l'elenco degli elementi che i partecipanti sperano di realizzare durante una riunione. L'agenda dovrebbe essere distribuita ai partecipanti diversi giorni prima di una riunione, minimo 24 ore in modo che i partecipanti abbiano l'opportunità di prepararsi alla riunione.

In combinazione con i verbali di riunione, la documentazione che i partecipanti ricevono dopo una riunione, l'ordine del giorno è il piano della riunione e il follow-up riportato per la precedente riunione.

Quando sviluppi un ordine del giorno per una riunione non pianificata regolarmente, i seguenti passaggi ti aiuteranno. Più avanti in questo articolo verrà visualizzato un modello per una riunione regolarmente pianificata. I due tipi di riunioni condividono elementi di agenda simili, ma non sono esattamente gli stessi.

Sviluppare un'agenda di riunione

In primo luogo, individuare se sono necessari altri dipendenti per aiutarti a pianificare la riunione. Quindi, decidere cosa si spera di realizzare tenendo la riunione. Stabilire obiettivi fattibili per la tua riunione. Gli obiettivi stabiliti creeranno il quadro per un efficace piano di riunione.

Come dice Stephen Covey nelle Sette Abitudini di persone altamente efficaci , "Inizia con la fine in mente". Il vostro scopo di riunione determinerà l'incontro, l'agenda di riunione ei partecipanti alla riunione.

L'elaborazione di un ordine del giorno sta realizzando un piano per la riunione. Si inizia con l'obiettivo principale o lo scopo che si sta tentando di realizzare tenendo la riunione.

Una volta che hai deciso il tuo obiettivo, devi determinare se hai bisogno dell'aiuto di dipendenti aggiuntivi per pianificare l'agenda. Se sì, invitali a partecipare.

Dopo aver determinato il tuo obiettivo generale, tu o la tua squadra, devi prendere le seguenti decisioni. Oltre allo scopo o all'obiettivo della riunione, ognuno di questi elementi appare nell'agenda di riunione.

I partecipanti necessari per la riunione effettiva,

• Gli elementi che necessitano di discussione o azione che porteranno al conseguimento dell'obiettivo o del proposito,
• La quantità di tempo previsto dal gruppo sarà necessario per la discussione ogni voce,
• Una data e l'ora della riunione,
• Un luogo adatto, che tiene tutti i partecipanti comodamente, per la riunione,
• Pre-lavoro per la riunione. Ciò includerà qualsiasi lettura, documentazione, dati, minuti di riunione da una riunione precedente o qualsiasi altra preparazione che renderà efficace la tua riunione effettiva. Questa preparazione deve essere allegata all'avviso di riunione e all'ordine del giorno quando li distribuite ai partecipanti invitati.
• Oltre alle voci di decisione di cui sopra, le voci di agenda standard devono includere:

Rivedere lo scopo, l'ordine del giorno e gli aspetti attesi e il prodotto.

• Esaminare i verbali della riunione precedente.
• Rivedere i progressi dei partecipanti sugli impegni e gli elementi di azione effettuati alla riunione precedente.
• Il responsabile della nota o il leader deve esaminare gli impegni assunti dai partecipanti durante la riunione come elemento finale di ordine del giorno.
• Decidere chi deve partecipare al compimento della tua agenda

Una volta deciso che è necessaria una riunione per realizzare il tuo obiettivo, è necessario sviluppare l'elenco dei partecipanti.

Non tutti i dipendenti possono o devono partecipare ad ogni riunione, ma invitando i partecipanti giusti, aumenta la probabilità di successo. Determinare i tuoi partecipanti chiedendo domande come il seguente.

Agenda di riunione per riunioni pianificate regolarmente

Non ogni meeting ha bisogno di un ordine personalizzato sviluppato. La maggior parte dei dipendenti ha riunioni regolarmente organizzate per i loro servizi o gruppi di lavoro. Avete anche squadre e progetti che hai partecipato.

Un progetto in corso potrebbe non richiedere un'agenda di nuova concezione per ogni riunione, ma la tua squadra sarà ben servita adottando un approccio standard alla riunione.

La riunione regolarmente suddivisa si divide in tre segmenti ciascuno con elementi di ordine standard: elementi informativi, elementi d'azione e pianificazione avanzata.

Agenda di riunione

Elementi informativi

Elementi di azione

Pianificazione avanzata

Se seguite queste linee guida quando sviluppi l'agenda di riunione, aumenta la probabilità che la riunione produrrà i risultati.

Relative a Meeting Agenda

Chi deve possedere la soluzione che il gruppo sviluppa?

• Chi possiede il processo che il gruppo sta discutendo?
• Chi ha bisogno di conoscere le informazioni che stai distribuendo?
• Chi può fornire dati e fatti per guidare la decisione?
• Chi ha esperienza o competenza per condividere con il gruppo?
• Chi deve sostenere l'implementazione di qualsiasi soluzione o attività?
• Chi deve fornire il permesso o le risorse per realizzare il risultato della riunione?
• Chi potrebbe opporsi all'attuazione di qualsiasi soluzione o direzione?
• Riscaldamento e saluti. Consideriamo un breve icebreaker a seconda di come spesso il gruppo si incontra.
• Rivedere lo scopo, l'ordine del giorno e gli aspetti e il prodotto attesi.
• Esaminare i verbali della riunione precedente.
• Fornire adeguate informazioni dipartimentali e aziendali necessarie alla squadra.
• Rivedere i progressi su elementi d'azione, piani d'azione e impegni. Il gruppo di revisione avanza sugli obiettivi.
• Discutere e prendere decisioni riguardo agli argomenti dell'ordine del giorno di questa riunione.
• Identificare i passaggi successivi.
• Identifica lo scopo, il risultato e l'ordine del giorno della prossima riunione.
• Il notificatore deve esaminare gli impegni assunti dalle persone durante la riunione.
• Identificare qualsiasi assistenza necessaria a persone non del gruppo e assegnare ai partecipanti il ​​contatto.
• Trasmetta i minuti fuori entro 24 ore dalla riunione.
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