Event Guide di registrazione: Soluzioni per il successo

I progressi nella tecnologia hanno avuto un impatto significativo sulla pianificazione degli eventi e sulla registrazione degli eventi in particolare. Lontani sono i giorni di inviti di carta che arrivano in una busta con un timbro. La registrazione on-line è sempre più comune per ogni tipo di evento, da seminari aziendali e conferenze annuali alle feste di compleanno di pietra miliare e funzioni di vacanza aziendale. Mentre questo processo online può sembrare semplice, ancora richiede lavoro.

Fortunatamente per i programmatori di eventi, ci sono numerosi strumenti disponibili per assistere alla registrazione degli eventi. Le scelte includono piattaforme semplici che affrontano le basi della registrazione degli eventi e quelle più avanzate, offrendo applicazioni multifunzionali. Alcuni programmi di registrazione degli eventi elaborano i pagamenti degli eventi. Alcuni forniscono anche rimborsi automatici se una registrazione viene annullata. Altri pacchetti creano i tag di nome del registro. Gli strumenti di registrazione degli eventi possono anche abilitare l'integrazione con un sito web della conferenza o della società e collegarsi alle proprie piattaforme di social media.

Purtroppo, con tante opzioni, il processo di selezione dello strumento di registrazione degli eventi per la tua attività può essere schiacciante, almeno per dirla. Ecco una guida semplice da seguire per selezionare gli strumenti di registrazione degli eventi che meglio servono per la tua attività di pianificazione degli eventi.

Scelta del software di registrazione evento: dove iniziare?

Quando si selezionano gli strumenti di registrazione degli eventi, è meglio iniziare a determinare le tue esigenze e desideri.

Pensa alle priorità di registrazione e alla tua attività di pianificazione degli eventi. Chieda queste domande:

• Le vostre esigenze sono semplici e richiedono solo la trasformazione delle iscrizioni e dei pagamenti?
• Stai offrendo più sessioni all'interno dell'evento principale che richiedono registrazioni aggiuntive?
• Hai bisogno di gestire prenotazioni di hotel o accordi di viaggio?
• Supporta un sito web della conferenza?
• Fornirà i tag di nome, coordinando i requisiti audio-visivi o ospitando speciali sessioni di estrazione?
• Gestisci contemporaneamente più di un evento?
• Il tuo evento è un evento annuale o un evento un tempo?

Le risposte a queste domande ti aiuteranno a trovare il software di registrazione degli eventi che meglio si adatta alle tue esigenze.

Strumenti per la registrazione degli eventi

Con tante scelte nel software di registrazione degli eventi, è facile sfruttare le caratteristiche inaspettate e gli strumenti più recenti, indipendentemente dal fatto che lavorino per il tuo evento o se verranno utilizzati. Non essere attirato dall'ultimo e più grande. Invece, elenchi un elenco di quelle funzioni che si utilizzano attualmente nel processo di registrazione degli eventi e aggiunge quelli che si desidera includere per semplificare il processo. Alcune funzioni disponibili sono le seguenti:

• Registrazione on-line evento
• Registrazione on-site evento
• Registrazione gruppo partecipanti
• Partecipazione autista
• Elaborazione pagamenti eventi
• Gestione partecipanti e report > Creazione e gestione dei badge dei partecipanti
• Registrazione per sessioni individuali
• Sviluppo di moduli
• Gestione della sala hotel
• Gestione marketing
• Social media
• Sondaggi e risposte eventuali
• Costoso

Molti strumenti di registrazione degli eventi offrono funzioni standard a un prezzo ragionevole, adatte alla gestione di eventi semplici.

Questi programmi includono forme di registrazione di base che possono essere collegate al tuo sito web. Possono raccogliere informazioni di registrazione, incluse le informazioni sulla carta di credito, per registrare e elaborare i pagamenti con carta di credito. Inoltre, le liste di registrazione dei partecipanti possono essere compilate o esportate. A seconda del tipo di eventi che piani e della frequenza degli eventi, questi strumenti semplici possono essere una buona misura fornendo esattamente ciò di cui hai bisogno senza essere impantanati con tutti i tipi di funzioni extra che non ti servono.

Strumenti di registrazione di eventi multifunzionali offrono funzionalità aggiuntive

Se il tuo lavoro di pianificazione degli eventi prevede grandi conferenze, allora gli strumenti di registrazione degli eventi che offrono funzionalità aggiuntive al di là delle basi possono essere proprio quello di cui hai bisogno. Le soluzioni includono quelle che registrano la registrazione degli eventi e combinano questa funzionalità con la capacità di monitorare e segnalare vari dettagli di un evento più grande e più complesso.

Se i partecipanti all'evento registreranno per la conferenza e quindi si iscrivono a specifici workshop all'interno di una determinata sessione, ci sono strumenti per attivare tale funzione.

Alcuni software consentiranno l'elaborazione di più partecipanti da un'organizzazione con una sola fonte di pagamento e offrono diverse strutture di prezzo basate sugli sconti di gruppo o sulle tariffe di registrazione anticipata. Se hai bisogno di report personalizzati, cerchi un pacchetto di registrazione degli eventi che genera automaticamente i rapporti compilando elenchi di partecipazione in base a singole officine o ad altri parametri selezionati. Le conferenze in genere richiedono nametags stampati in modo da mettere nel tuo elenco "deve avere" in modo che questi possano essere creati automaticamente come parte del processo di registrazione degli eventi e cercare la personalizzazione per riflettere se il partecipante è registrato per tutta la conferenza, una parte della settimana o solo un giorno specifico.

Strumenti per l'integrazione della registrazione

Per quei pianificatori di eventi che svolgono numerosi eventi, l'integrazione dei dati di registrazione nel database esistente può essere una funzione critica per l'organizzazione. Consideriamo i metodi attuali per l'aggiunta dei registrant nel database e per individuare aree di miglioramento. È importante pensare attraverso vari modi che queste informazioni possono essere integrate con le informazioni esistenti, ad esempio gli individui che hanno volontario o donato. La maggior parte delle applicazioni per la registrazione degli eventi offre la possibilità di esportare manualmente i dati. Tuttavia, questo metodo richiede tempo perché richiede manualmente l'importazione delle informazioni nel database. Esplora i pacchetti che possono soddisfare non solo le richieste di registrazione degli eventi, ma anche sostenere le vostre esigenze di gestione costitutiva.

Prendi un'unità di prova prima di acquistare

Una volta che hai ridotto la tua scelta del software di registrazione degli eventi, determinate se offrono un periodo di prova gratuito. Questo vi darà l'opportunità non solo di testare le funzionalità ma di vedere se ha le funzionalità necessarie e se è una buona misura per il tuo evento. È anche un'opportunità per sperimentare il proprio livello di servizio al cliente quando risponde alle vostre domande o che lavora per risolvere un problema che si sta facendo.