5 Passaggi per personalizzare la comunicazione per ciascun pubblico

Se desideri comunicare con la gente in un modo che condivide le informazioni e, in particolare, cambia il comportamento e ha un impatto grave, devi conoscere il tuo pubblico. È un principio fondamentale di grande comunicazione. Capire la prospettiva delle persone a cui stai parlando ti aiuta a diventare un presentatore migliore e un professionista Risorse Umane.

Conosci il tuo pubblico. Scopri cosa si preoccupano. Scopri cosa vogliono sentire.

E sapendo loro, e focalizzando il tuo messaggio, puoi mostrarli che sei una risorsa. Lei impegna il pubblico e ha un impatto maggiore.

Il problema? Conoscere il pubblico richiede tempo e è sempre più facile fare un cervello di tutte le cose che conoscete o vuoi dire al tuo pubblico di un argomento. Pensando criticamente a ciò che il tuo pubblico vuole o ha bisogno di sentire è più dura.

Molti professionisti HR si impegnano a dare al pubblico un tutto quello che dovrebbero sapere o fare su una presentazione di un problema. Sai che sei caduto in questa trappola quando ti trovi a mettere punti puntati sulle diapositive anziché pensare:

• cosa il pubblico si preoccupa davvero,
• quali sono i punti più importanti e
• come mappare in una storia chiara che crea un discorso impegnativo.

La seconda trappola che molti professionisti della HR rientrano è ripetere quella stessa giornata di presentazione in giorno e giorno a diversi tipi di pubblico.

Il problema è che i diversi interlocutori si preoccupano e rispondono a cose diverse, quindi se vuoi essere impegnato, devi personalizzare il tuo messaggio ogni volta che parli.

Questo è il modo per assicurarsi di personalizzare il messaggio, di tagliare il rumore e di tenere il pubblico impegnato con quello che stai dicendo loro, indipendentemente da chi o dove siano.

Questi cinque promemoria chiave assicurano che le tue parole raggiungano l'impatto che essi meritano: quando vinci la piena attenzione e l'impegno del pubblico.

Conosci il tuo pubblico che ti preoccupa

Il tuo pubblico non si preoccupa di quello che dici finché non hai dimostrato che ti interessa. Mentre piani la tua presentazione, chiedete quali sono le sfide e le esigenze del pubblico previsto? Quali sono le tre o le quattro domande principali o le questioni in mente relative al tuo argomento?

Se non lo sapete, chiedere a poche persone che partecipano alla presentazione, chiedere al responsabile del dipartimento o, se non sono disponibili informazioni, fai la tua ipotesi.

Inizia quindi la tua presentazione ricordando al tuo pubblico le loro preoccupazioni identificate. Dite: "So che molti di voi stanno chiedendo le nostre opzioni di beneficio, o" immagino che queste tre cose siano ciò che vuoi veramente uscire da questo laboratorio ".

Quando parli prima del tuo pubblico e dei loro problemi e bisogni che affronterai nel tuo discorso, dimostri che ti interessa. Ciò fa che le persone vogliono ascoltare.

La mappa dei tuoi punti principali per il tuo pubblico

La maggior parte delle presentazioni HR sembra un dump di informazioni, non una storia chiara con un insieme di punti principali. I professionisti HR di solito conoscono molto di più di altre persone che vogliono o devono sapere su qualsiasi argomento necessario.

Gli autori Chip e Dan Heath, nel loro libro "Made to Stick", chiamarono questa "la maledizione della conoscenza". Quando è stata l'ultima volta che hai sentito una presentazione troppo breve o coperto troppo poco informazioni? Probabilmente raramente se mai.

Le persone che si distinguono come presentatori, quelli che si sentono e hanno influenza, iniziano a riconoscere il problema del pubblico che stanno aiutando a risolvere. Poi, mentre preparano la loro presentazione, separano il must da sapere da bello a sapere.

Prendi la metà di qualunque momento di preparazione devi concentrarsi sul cuore della tua presentazione e quello che il tuo pubblico deve sapere che li aiuterà. Il modo migliore per rompere la "maledizione della conoscenza" è concentrarsi su ciò che è più importante sia a voi che al pubblico.

Posiziona la tua presentazione su una lavagna o un pezzo di carta, oppure utilizza un set di note appiccicose.

Quale sequenza di punti è la cosa migliore? C'è un ordine ai punti che avranno più senso per il tuo pubblico? Come si riferiscono i tuoi punti a vicenda? Li rende chiari. Se non lo fanno, dite alla gente: "Ecco un argomento completamente diverso, ma importante".

Racconta le storie e utilizza gli esempi Il tuo pubblico troverà Relativamente

Oltre a cercare di presentare troppe cose in una sola volta, le presentazioni HR sono troppo spesso astratte e non correlate alla vita quotidiana e al lavoro del pubblico. Quello che succede allora è che la gente si accorda, si siede nel discorso, suppone che non sia di loro e non prenda alcuna azione. Questo rende la presentazione uno spreco del tempo e della tua.

Per relazionarsi con loro, per aiutarli ad agire, le persone hanno bisogno delle idee fondate su storie e esempi. I cervelli umani sono collegati a relazioni con le storie e per ricordarle. Quindi coprite meno punti - meglio - con molti esempi. E, quando possibile, fai gli esempi dal loro dipartimento e la loro esperienza quotidiana al lavoro.

Racconti su come utilizzare l'idea che stai condividendo. Sia come risolvere un problema di compensazione, come dare feedback, come registrarsi per il tuo piano di visione, o come la nuova organizzazione è diversa da quella vecchia, raccontare storie. Fai chiare il ponte tra il tuo argomento e le tue vite e interessi.

Mostra, non dica solo il tuo pubblico

Un quadro vale più di mille parole in molti casi. I video stanno diventando la norma per una comunicazione efficace. In questo giorno di strumenti video accessibili, i presentatori che utilizzano troppi testi spesso usano scuse. Dicono: "Ma devo comunicare informazioni molto precise. "O," Il mio pubblico sarà più in grado di digerire questa complicata idea se lo scriverò ".No, non lo fai e no, non lo faranno.

A meno che il tuo obiettivo non sia quello di indebolire, alienare e sottovalutare il pubblico e non avere alcuna influenza in un caso peggiore, tagliate il testo. Invia in un messaggio di follow-up o condividerlo in un documento Google. Le immagini usate necessitano di sostenere la storia, non diventare il tuo script. Una volta che hai un insieme chiaro dei punti principali e un buon flusso supportato da storie e esempi, solo allora dovresti lanciare uno strumento di presentazione.

In caso contrario, finirete con le diapositive che offrono doppio dovere come le note dell'altoparlante. In questo caso, dovresti inviare con la posta elettronica la presentazione anziché sprecare tempo del tuo pubblico.

Personalizza e migliora conoscendo il tuo pubblico

Una volta creata una buona presentazione che supporta visivamente il tuo messaggio principale, hai la libertà di adattarla ad ogni pubblico che ti serve. Puoi fare il tuo punto e chiederti ad alta voce: "Allora perché dovresti preoccuparti di questo? "E adattare la tua risposta al pubblico che sta davanti a te. Quello che i tuoi membri del team di marketing si prendono cura può essere molto diverso dai bisogni del tuo staff di sviluppo.

Negli anni di formazione e di presentazione per i dirigenti di decine di organizzazioni come Apple, Oracle, SAP e T-Mobile, la potenza di un semplice set di messaggi è brillata. Quando i messaggi sono stati supportati da immagini semplici e consegnate da un presentatore focalizzato che potrebbe fare punti chiari e collegarli alla vita quotidiana del loro pubblico, la comunicazione è avvenuta. E, non è questo il punto di fare una presentazione?