I sette peccati mortali di presentazioni di Powerpoint

Non è sorprendente Le presentazioni di Powerpoint © sono diventate la norma per le visualizzazioni nella maggior parte delle presentazioni aziendali. Sono rapidi da produrre, sono facili da aggiornare ed efficaci per iniettare interesse visivo nella presentazione. Tuttavia, possono anche incitare il disastro anche per i presentatori esperti. La chiave del successo è assicurarsi che il tuo diapositiva sia un aiuto visivo e non una distrazione visiva. Per i migliori risultati, evitare questi comuni "sette peccati mortali" delle presentazioni di Powerpoint ©.

1. Slide Transitions E Effetti sonori.
Essi diventano il centro dell'attenzione, che a sua volta distrae il pubblico. Peggio ancora, quando una presentazione contenente diversi effetti e transizioni corre su un computer molto più lento di quella in cui è stata creata, il risultato è una riproduzione lenta e quasi comica. Tali trucchetti raramente migliorano il messaggio che stai cercando di comunicare. A meno che non si presenti a una convenzione di fantascienza, lasciare fuori il testo guidato dal laser!

Lasciate i fade-in, i fade-outs, i salviettini, i ciechi, dissolvono, i checkerboards, i tagli, le coperture e le divisioni dei filmmakers di Hollywood. Anche "costruisce" (linee di testo che appaiono ogni volta che fai clic sul mouse) possono distrarre. Focus sul tuo messaggio, non sulla tecnologia.

2. Clipart Standard.
Morte per schermare i fagioli! Powerpoint © è ora così ampiamente utilizzato il clipart incluso con esso è diventato un "cliché visivo. "Mostra una mancanza di creatività e una stanca adesione a una forma standard.

In primo luogo, assicurati di avere bisogno di grafica per migliorare il tuo messaggio. Se lo fai, utilizza le proprie fotografie scansionate o grafica di qualità migliore da aziende come PhotoDisc. Le catture dello schermo possono aggiungere il realismo quando presentano informazioni su un sito web o un programma per computer. Due programmi popolari di cattura dello schermo sono Snagit (www. Techsmith.com) per Windows e Snapz Pro (www. Ambrosiasw. Com) per Macintosh.

Entrambe sono disponibili come shareware.

3. Modelli di presentazione.
Un altro cliché visivo. I modelli ti costringono a adattare le tue idee originali a uno stampo preconfezionato di qualcun altro. I modelli spesso contengono sfondi distruttivi e combinazioni di colori scarsi. Prendi un buon libro sulla grafica web e applica gli stessi principi alle diapositive. Crea il tuo look distintivo o usa il tuo logo aziendale in un angolo dello schermo.

4. Slide di testo pesanti.
Le diapositive proiettate sono un buon mezzo per rappresentare graficamente un'idea o fornire una panoramica.Sono un mezzo povero per i dettagli e la lettura. Evita paragrafi, citazioni e persino frasi complete. Limitare le diapositive a cinque righe di testo e utilizzare parole e frasi per rendere i tuoi punti. Il pubblico potrà digerire e conservare i punti chiave più facilmente. Non utilizzare le diapositive come note dell'altoparlante o semplicemente proiettare un profilo della tua presentazione.

5. Il paradigma "Me".
I presentatori spesso eseguono la scansione di una tabella o di un grafico direttamente dal loro materiale aziendale di stampa esistente e lo inseriscono nelle presentazioni di diapositive. I risultati sono quasi sempre non ottimali. Le visualizzazioni di stampa sono di solito destinate ad essere viste da 8-12 pollici piuttosto che viste da parecchi piedi. Tipicamente, sono troppo piccole, troppo dettagliate e troppo testuali per un'efficace presentazione visiva.

Lo stesso vale per le dimensioni dei caratteri; Il font di 12 punti è adeguato quando il testo è di fronte a te. In una presentazione, mirate ad un minimo di 40 font di punti. Ricorda il pubblico e sposta il cerchio da "me" a "noi. "Assicurarsi che tutti gli elementi di una particolare diapositiva siano abbastanza grandi da essere facilmente visibili. La dimensione conta davvero.

6. Lettura.
Una presentazione orale dovrebbe concentrarsi sul parlare interattivo e l'ascolto, non la lettura da parte dell'altoparlante o del pubblico. Le esigenze della lingua parlata e scritta differiscono in modo significativo. La lingua parlata è più breve, meno formale e più diretta. La lettura del testo rovina una presentazione. Un punto relativo ha a che fare con i disegni per il pubblico. Uno dei tuoi obiettivi come presentatore è quello di catturare e tenere l'attenzione del pubblico. Se distribuite i materiali prima della presentazione, il tuo pubblico leggerà i disegni anziché ascoltarti. Spesso, parti di una presentazione efficace dipendono dalla creazione di suspense per impegnare il pubblico.

Se il pubblico può leggere tutto quello che vuoi dire, quel elemento è perso.

7. Fede nella tecnologia.
Non sai mai quando un dispositivo malfunzionante o interfacce incompatibili ti obbligherà a dare la tua presentazione su un altro computer. Preparatevi ad un backup di una presentazione su un CD-ROM.

Ancora meglio è una scheda di memoria flash compatta con un adattatore per lo slot PCMCIA nel notebook. Con esso, puoi ancora effettuare modifiche all'ultimo minuto. È anche una buona idea preparare alcuni trasparenti a colori delle diapositive principali. Nel caso peggiore, nessuna delle tecnologie funziona e non si dispone di immagini da presentare. Dovresti ancora essere in grado di dare un'ottima presentazione se si concentra sul messaggio. Sempre familiarizzare con la presentazione, praticarla e essere pronta ad impegnare il pubblico indipendentemente dalla tecnologia disponibile. È quasi un'arte perdita.

Dr. Joseph Sommerville ha guadagnato il titolo "The Presentation Expert" per aiutare i professionisti a progettare, sviluppare e fornire presentazioni più efficaci. Egli è il Principal of Peak Communication Performance, un'azienda con sede a Houston che lavora in tutto il mondo per aiutare i professionisti a sviluppare competenze nella comunicazione strategica.