Operare un programma di approvvigionamento

La carta di acquisto o carta P è una forma di carta di credito aziendale che viene rilasciata a dipendenti che possono acquistare beni e servizi senza dover procedere alla transazione tramite la procedura di acquisto tradizionale come le richieste di acquisto o gli ordini di acquisto.

Esistono diversi programmi di appalti diversi, alcuni coinvolgono solo l'uso di fornitori autorizzati dall'azienda, mentre altri consentono di utilizzare qualsiasi fornitore.

Gli acquisti effettuati da un dipendente utilizzando una carta di appalto sono generalmente piccoli e bassi. Un sacco di reazioni negative sui programmi delle schede di approvvigionamento sono specificamente rivolte verso l'abuso della carta da parte dei dipendenti. Tuttavia, i vantaggi dei programmi di approvvigionamento sono molto maggiori dei rischi e dei costi di funzionamento del programma.

Il governo degli Stati Uniti ha rilevato che gli acquisti inferiori a 2500 dollari consistono solo del 2 per cento della spesa pubblica globale, ma hanno rappresentato l'85 per cento di tutti gli acquisti. Poiché i costi amministrativi di questi piccoli acquisti superavano spesso il dollaro reale, l'uso delle carte di appalto è aumentato in molti dipartimenti governativi. Un'agenzia governativa, il Dipartimento del Commercio, ha stimato che l'utilizzo di schede di approvvigionamento li ha salvati oltre $ 22 milioni all'anno sui costi amministrativi e la riduzione del tempo di elaborazione dell'acquisto.

L'uso delle schede ha consentito ai servizi di acquisto di concentrare i propri sforzi nel 15% della spesa complessiva degli appalti che rappresenta il 98% della spesa totale.

Implementazione dei controlli interni

Gli abusi delle carte di approvvigionamento sono novità ma spesso questi abusi, in particolare nei dipartimenti governativi, mostrano solitamente un elevato valore in dollari, ma spesso sono meno della metà dell'1% della spesa totale.

Tuttavia si verificano abusi, ma possono essere controllati mediante l'implementazione di adeguati controlli interni per ridurre i rifiuti e gli abusi.

Una direzione di gestione forte è fondamentale per un successo del programma delle carte di acquisto. La gestione dovrebbe definire chiaramente quali sono gli usi ammessi per la carta e definire e imporre le loro pene per la delinquenza dei pagamenti, le frodi e gli abusi. Naturalmente, le procedure di back office e le risorse devono essere in vigore per implementare i controlli. Se non esistono risorse sufficienti per monitorare e affrontare gli abusi della carta di appalto, gli abusi continueranno e aumentano poiché la mancanza di impegno nel programma viene vista dai suoi utenti.

Chi ottiene una carta?

Un altro elemento negativo visto nei programmi di schede di appalto è che le aziende credono che hanno bisogno di dare carte a tutti i loro dipendenti che fanno gli acquisti. Questo non è il caso; viene rilasciata una carta di approvvigionamento.Una società deve essere in grado di fidarsi dell'utilizzatore della carta, in quanto sprecano effettivamente i soldi della società. Dovrebbe esserci un processo di approvazione in cui i dipendenti devono essere selezionati, rivisti e approvati. Se un dipendente ha cattivo credito, allora dovrebbero essere dati una scheda di approvvigionamento aziendale?

Impostare limiti di spesa

Come qualsiasi carta di credito, dovrebbe essere un limite di credito per l'utente.

Le società di carte di credito conferiscono al titolare di un credito un limite basato sulla loro capacità di pagare. Per i titolari di carte di appalto, le aziende dovrebbero dare ai titolari di carta un limite di spesa adeguato alla loro posizione e alla loro spesa probabile. Ad esempio, una persona impiegata come analista IT può essere obbligata a acquistare solo inchiostri per stampanti e periferiche di piccole dimensioni che possono arrivare a un paio di centinaia di dollari all'anno. Il limite di spesa per questo dipendente dovrebbe riflettere questo e non avere un limite di spesa totale di $ 2500 che può essere dato a tutto il personale IT. I limiti di spesa devono essere riesaminati periodicamente per consentire ai dipendenti un livello adeguato in base alla loro effettiva spesa.