Come migliorare la richiesta di informazioni (RFI) Process

Stai facendo la richiesta di informazioni? Oppure qualcun altro richiede informazioni da te? Il termine "richiesta di informazioni" (RFI) può essere applicato in entrambi i modi, ma in ogni caso esistono alcune differenze di base nel processo. Per ulteriori informazioni su come migliorare il processo RFI, si chiede o si chiede informazioni.

Parte A. Si richiede informazioni

Le richieste di informazioni sono una tappa frequente nella definizione e nell'esecuzione dei lavori di costruzione.

Spesso è una questione di dimensioni: i progetti più grandi hanno più variabili e più sconosciute che devono essere risolte o almeno ridotte prima di chiedere proposte formali, in modo che un RFI possa aiutare.

1. Il processo deve essere abbastanza veloce da comprendere e rispondere senza ritardi indebiti. Un RFI da un potenziale cliente è una possibilità per voi di arrivare presto. Questo, a sua volta, significa essere sufficientemente organizzati per rispondere rapidamente e correttamente.

2. Se l'RFI indica il lavoro che preferisci non eseguire, o che potrebbe portare a conflitti di risorse con altri progetti dei clienti, puoi cortesemente declassare. Una risposta negativa, ma tempestiva, può ancora lasciare una buona impressione e la possibilità di essere contattati per altri progetti in seguito.

3. Assicurarsi che l'RFI abbia dettagli abbastanza per farti una buona risposta. Come minimo, controllare di avere informazioni sufficienti per rispondere a quanto segue:

   1. Puoi competere? Avete le competenze e le risorse per fornire una buona soluzione?

   2. Puoi vincere un simile progetto? Sei meglio dei concorrenti per questo lavoro di costruzione?

   3. Vuoi vincere un simile progetto? Controllare la traccia del cliente per il pagamento in tempo, prima di rispondere a questa domanda.

4. Se l'RFI rimane troppo chiaro, il processo può definire le seguenti scelte.

   1. È possibile decidere e perseguire altri progetti.

   2. È possibile aiutare il cliente a definire meglio le esigenze di costruzione.

   3. È possibile offrire servizi di consulenza a pagamento per mettere insieme un nuovo RFI.

Ogni opzione ha i suoi pro ei contro. La tua decisione su quale opzione sarà scelta dipenderà dal progetto e dal cliente interessato.

Parte B. Tu sei quello che chiede informazioni

Una volta che un progetto di costruzione è iniziato, non è insolito che un imprenditore o un subappaltatore richieda ulteriori informazioni per assicurarsi che il lavoro sia fatto correttamente.

1. Avviare il processo RFI se è necessario:

   • Modifica della specifica del progetto, per esempio, per sostituire un materiale da costruzione per un altro (forse non raggiungibile)

   • Chiarimento di un compito o modo in cui un un certo materiale deve essere utilizzato, modellato, applicato e così via.

   • Risoluzione di una "mancanza di costruzione" in cui una parte del progetto non è stata eseguita in base alle specifiche del progetto.

   • Correzione delle specifiche se ci sono buone ragioni per mettere in discussione un'omissione, un'applicazione errata o una mancanza di qualità nei confronti dei materiali o delle attività specificate.

2. Controllare se il cliente o il committente generale dispongono di una forma RFI standard da utilizzare. Le buone forme e modelli ti aiutano a includere le informazioni giuste per ottenere risposte sensibili e utili al tuo RFI. Registrare l'RFI appena aperto per esempio in un'applicazione software centralizzata per la gestione di RFI.

3. Esamina la risposta che ricevi per assicurarvi che sia chiara e realistica. Confermare o chiarire qualsiasi effetto sul budget e sulla pianificazione del progetto. Aggiorna adeguatamente la propria progettazione.

4. Annoti il ​​tuo RFI come chiuso o risolto, se la risposta che ritorni garantisce questo. Controlla la tua lista di RFI non risolti. Chase le parti interessate per le risposte!