Come garantire l'accuratezza dei dati in costi di lavoro

Molte aziende di piccole e medie dimensioni commettono l'errore di non utilizzare un piano di costo del lavoro o di costruire uno che sia vulnerabile a dati errati o insufficienza dei dati. Con un piano di costo costante del lavoro, è più facile analizzare l'avanzamento del progetto globale, guardare ad ogni passo e individuare le aree che necessitano di miglioramento. I battiti d'arresto e le deragliature del tempo possono essere facilmente evitati con un buon piano. Inoltre, avere un buon piano di costo del lavoro con misure per migliorare l'accuratezza dei dati dà ad un'azienda la parte superiore contro i concorrenti.

Se implementato correttamente, un piano di costo del lavoro ha i seguenti vantaggi:

• Rapporti precisi in modo tempestivo.
• Conoscere dove e come i costi sono sostenuti.
• La capacità di monitorare i costi e di confrontarli con i budget e le proiezioni di posti di lavoro.
• La capacità di apportare le modifiche immediatamente quando diventano necessarie.
• Un database di informazioni provenienti da progetti passati da utilizzare per una maggiore precisione nei progetti futuri.
• Possibilità di monitorare lo stato delle attività coinvolte nel progetto e nel progetto complessivo ad un livello elevato.

Pianificazione attuabile per il costo del lavoro

Anche se un bilancio è la spina finanziaria di qualsiasi progetto, non sempre riceve adeguata pianificazione e monitoraggio. Molte piccole imprese hanno fissato solo un importo di dollari o una gamma per il progetto totale. Le attività potrebbero non essere ricercate correttamente per tenere conto delle eventuali discrepanze dei costi rispetto alle stime.

Inoltre, i budget vengono in genere trascurati quando il progetto progredisce.

È importante controllare regolarmente il bilancio e apportare regolazioni. Prova a fare questo e hai un budget di apertura e di chiusura.

Quando il budget è impostato, è giunto il momento di adottare le misure necessarie per garantire l'accuratezza dei dati. Queste sono alcune pratiche migliori per l'implementazione di un piano di costo costante del lavoro che consente di risparmiare errori e di garantire una corretta registrazione dei dati.

1. Passi i costi in modo corretto

Uno dei più grandi errori di molte aziende più piccole non sta seguendo completamente i dati. Aggiungilo a un piano che non è costruito solidamente e c'è una ricetta per il disastro. Immagina di chiudere un lavoro e di ricevere una fattura da un venditore con una tantissima tassa. La tassa ritardata viene fornita con una penale aggiuntiva e il totale per l'errore non calcolato è sufficiente per mettere un danno notevole nella redditività complessiva del progetto.

Sviluppare un sistema per registrare le spese progettate e assicurarti di monitorarli durante le fasi del progetto. Dovrebbe essere istituito un sistema con dati e controlli sui costi per ogni fase di un grande progetto. Sempre emettere e seguire gli ordini di acquisto per un quadro chiaro dei costi.

2. Sviluppare un processo di ordine di cambiamento

Quando le attività iniziano a sovrapporre e il tempo è limitato, le modifiche al budget possono avvenire ma non essere documentate.Ciò può influenzare l'esito del progetto e il suo profitto previsto. Se le modifiche apportate al bilancio in tutto il processo, documentarle immediatamente.

Questo aiuta tutte le parti interessate a comprendere i costi effettivi del lavoro e assicura il pagamento per la società che pianifica il progetto. Sviluppare un sistema per documentare e monitorare gli ordini di cambiamento per tutte le parti coinvolte.

3. Utilizza quotidianità

Le ore di lavoro che sono documentate in modo errato, in ritardo o in assoluto non possono raggiungere il budget quando il progetto è stato eseguito. Immagina di rivedere le ore di lavoro e di notare che alcuni lavoratori hanno firmato le attività ma non hanno registrato le proprie ore per quel giorno e questo pattern avviene diverse volte per tutto il progetto.

La gente può occuparsi immediatamente di un progetto e dimenticare di documentare il proprio tempo. Assicurarsi che ogni persona utilizzi un foglio di tempo giornaliero e che disponga di un elenco master per un gestore o un supervisore da utilizzare per verificare le presentazioni dei fogli di tempo ogni giorno. È molto meglio documentare il tempo su base giornaliera piuttosto che su base settimanale per la precisione e per evitare perdite finanziarie in seguito.

4. Confronta le stime ai costi effettivi

Molte piccole imprese fanno l'errore di ottenere stime solo all'inizio di un progetto.

Mentre il progetto progredisce, possono sorgere problemi che garantiscano la necessità di adeguamenti dei costi.

I costi di fornitura di determinati articoli possono aumentare e alcuni progetti potrebbero richiedere più forniture rispetto alla stima originale. Questi cambiamenti comportano un costo complessivo più elevato e può essere un grave danno se sorprende alla fine del progetto. Avere un estimatore fare diverse stime per tutta la durata del progetto per assicurarsi che i costi progettati siano in linea con i costi effettivi.

5. Monitorare le spese durante il progetto

E 'facile trascurare le modifiche dei costi, le spese extra e gli errori come il progetto progredisce. Ci sono applicazioni e programmi software che emettono avvisi quando determinati lavori non sono ancora stati fatturati o quando le proiezioni di costo cominciano a scendere al di sotto dei costi effettivi. Immagina di finire un progetto e di capire che un lavoro importante non è stato fatturato. Questo è solo uno dei molti modi possibili per perdere soldi.

Un programma di monitoraggio è una risorsa preziosa per qualsiasi progetto importante e può aiutare i professionisti a effettuare rettifiche per rimanere sul budget e mantenere la fatturazione. Se un programma dispone anche di un'applicazione mobile, ciò consente di monitorare e aggiornare i costi o inviare bollette da qualsiasi luogo. È sempre meglio compiere compiti quando vengono in mente invece di metterli fuori fino a tornare in ufficio.

6. Minimizzare i rischi di errore di codifica

Molte aziende utilizzano il software di contabilità per l'introduzione di tutte le spese. L'utilizzo di un servizio di contabilità esterno per gestire rapporti di spesa e tutti i dettagliati compiti di contabilità è un grande vantaggio e il modo più preciso per tenere traccia delle finanze. Tuttavia, i professionisti che eseguono questi servizi devono avere dati precisi per ottenere risultati finanziari ottimali.

In molti casi, i project worker inseriscono i codici errati nei sistemi di reporting interno.Quando questi codici errati vengono trasferiti ai dipartimenti contabili esterni, vengono registrati errati e possono causare problemi. Lo stesso vale per i dipartimenti contabili interni, ma può anche costare più tempo e denaro all'azienda per trovare gli errori.

Se un sistema di codifica sta causando problemi, è tempo di rivalutarla e trovare un sistema più semplice o più chiaro. In alternativa, utilizzare la codifica elettronica con un prompt di verifica per qualsiasi codice di input che specifica ciò che significa il codice e rende l'utente riconoscere queste informazioni prima di inviarla.

7. Conoscere chi fa cambiare

Ogni professionista capisce l'importanza della responsabilità. Tuttavia, anche i professionisti potrebbero non possedere i loro errori se c'è l'opportunità di farlo. Quando diversi soggetti lavorano su un progetto, è importante documentare chi completa compiti, chi modifica dati, chi modifica le proiezioni finanziarie e chi effettua acquisti. Questo rende più facile per tutte le parti di sapere chi deve contattare per diversi problemi e identifica anche chi può fare errori critici.

Anche se gli errori possono ancora influenzare l'esito del progetto, le persone che li fanno devono essere individuati per aiutarli a comprendere i propri errori e ad apportare le necessarie modifiche per evitare le stesse problematiche in futuro. L'utilizzo di programmi software che richiedono agli utenti di accedere per fare uno di questi cambiamenti fondamentali è un buon inizio.

L'accuratezza dei dati e il costo del lavoro è uno sforzo di squadra

I consigli più importanti da ricordare quando usi questi suggerimenti per l'azione è mantenere il progetto uno sforzo di squadra. Tutti devono contribuire alla precisione dei dati per un risultato ottimale di un progetto. Definire i compiti di ciascun reparto o di lavoro e individuare come tali doveri e l'accuratezza dei dati riguardano il successo finanziario complessivo del progetto.

Crea una presentazione che illustra come funziona ogni parte del team. Incontra con tutti prima che il progetto cominci ad andare oltre questi punti e per assicurare che tutti capiscano i loro ruoli ei ruoli degli altri.

Una parte importante della costruzione di una squadra forte e di aiutarli ad impegnarsi per la precisione dei dati nel costo del lavoro sta chiedendo il loro aiuto. Detto semplicemente alle squadre circa i loro doveri e le loro proiezioni finanziarie li informa. Per sentirsi valorizzati, per capire meglio i loro ruoli e per partecipare attivamente, devono essere coinvolti.

Quando si incontrano con tutti i membri della squadra, impostare una sessione di brainstorming. Chiedete il loro contributo e costruisci un piano d'azione basato sulla comprensione e sui suggerimenti di tutti. Poiché non tutte le squadre coinvolte in un progetto comprendono pienamente i compiti o le sfide di altre squadre, questo esercizio può andare molto a lungo per affrontare possibili ostacoli, costi nascosti e altre questioni.

Tutti questi passi accurati migliorano la precisione dei dati, creano un piano di costo costante del lavoro e contribuiscono a un progetto complesso di successo.