Scegliere software di donazione per il vostro nonprofit

Il tempo viene sempre quando il software di gestione del donatore del nonprofit deve essere aggiornato o completamente sostituito.

Quando sai quando è giunto il momento e poi cosa fai? Molti professionisti senza scopo di lucro hanno dato queste risposte quando ho chiesto loro di completare questa frase: "Sapevo che era giunto il momento di ottenere un nuovo sistema di gestione dei donatori quando …"

• quando quello che avevamo non poteva riportare i dati nei modi in cui necessario.

• quando il cane mangiava le mie schede di indice.
• quando volevo sapere cose sui miei donatori e ci sono voluti una quantità assurda di tempo per trovare la risposta.
• quando l'ultimo "sistema" ha lasciato nella testa.
• quando l'unica persona che aveva un indizio su come usare il sistema (un vecchio database di Access) era in pensione.
• quando un computer di volontari si è schiantato e abbiamo perso tutto.

Questi motivi sono veri e propri per il tuo non-profit?

Tuttavia, decidere di aver bisogno di un nuovo sistema è la parte più facile. C'è un mondo di informazioni confuse su sistemi concorrenti là fuori, e nessun modo semplice per mettere insieme tutti.

Mi sono rivolto ai "Rapporti dei consumatori" della tecnologia senza scopo di lucro per trovare le risposte. Idealware è un non profit che aiuta gli altri non-profit a prendere decisioni software intelligenti eseguendo ricerche imparziali e poi tradurlo in rapporti, articoli e addestramento facili da capire.

Andrea Berry, direttore del partenariato e apprendimento di Idealware, ha accettato di parlare di come un'organizzazione dovrebbe andare a scegliere un nuovo sistema di gestione dei donatori.

Ecco i passi che Berry ha suggerito:

Scopri se hai davvero bisogno di un nuovo sistema.

Berry dice di iniziare valutando il motivo per cui non ti piace il tuo sistema. Il problema potrebbe non essere quello che pensi, e non è facile cambiare. Ci vuole tempo, sforzo e denaro.

Berry ha detto: "Non esiste un sistema a pallottola d'argento, quindi assicuratevi che il tuo sistema attuale sia inadeguato.

Ad esempio, potrebbe essere necessario conoscere meglio il sistema che hai, piuttosto che passare completamente ad un nuovo sistema. "

Determinare che cosa è veramente il problema. Potrebbe essere uno dei seguenti?

Hai bisogno di più allenamento. Forse il sistema attuale dispone di funzioni che non si capiscono o non sanno usare. Chiedere al tuo fornitore se ci sono opzioni di formazione che si possono trarre vantaggio.

• Hai bisogno di più supporto. Quali sono le opzioni di supporto per il tuo sistema attuale? Esiste un supporto disponibile e conveniente? Il venditore comprende i tuoi problemi e cerca di aiutarti o ti parla? Hanno una soluzione per il tuo particolare problema?
• Non comprende tutte le funzionalità del tuo sistema attuale. Sai davvero sicuro che non fa quello che vuoi? C'è la documentazione accessibile?Alcuni fornitori stanno lavorando sodo per fornire ulteriori aiuti come i video, i forum in cui è possibile fare domande e la documentazione scritta per le non-tech
• Il tuo sistema è troppo debole o troppo robusto. Dimensionare correttamente un sistema al tuo processo e il tuo budget è importante.
• Il tuo sistema è troppo costoso. Stai pagando per più funzionalità di quanto ti serve? Berry dice: "Quando si parla con un venditore, ricorda che si tratta di una vendita … la natura è quella di" vendere ". La comprensione delle vostre esigenze vi aiuterà a non essere distratta dalla" sindrome dell'oggetto lucido ".
• Il tuo sistema è obsoleto. Forse manca nuove funzionalità. Dovrebbe essere aggiornato regolarmente, da voi o dal fornitore. La maggior parte dei sistemi online si aggiorna regolarmente. Basta essere consapevoli di come il tuo sistema rimane aggiornato.
• Il tuo sistema non è più supportato dal fornitore. Berry dice che questo non è comune, ma accade, soprattutto se un venditore più piccolo viene acquistato da un più grande.

Idealware fornisce una cartella di lavoro, hai bisogno di un nuovo sistema di gestione dei donatori? che aiuterà a guidarti attraverso questo processo di autovalutazione.

Identificare un gruppo di stakeholder.

Così hai deciso di passare. Cosa c'è dopo?

Berry ha dichiarato: "Ciò che vediamo sempre è che il direttore dello sviluppo decide di ottenere un nuovo sistema ma non si consulta con il dipartimento di marketing o con il direttore esecutivo o con il coordinatore di volontariato che utilizzeranno sistema ".

È consigliabile consultare tutti coloro che utilizzeranno il sistema. Quando state brainstorming le funzionalità che avete bisogno, lasciare che ognuno abbia una parola. Assicurarsi che tutti coloro che utilizzano o che saranno interessati dal sistema siano rappresentati.

Capire i processi correnti.

Faccia un elenco dettagliato dei processi di raccolta fondi. Quindi standardizzare. Valutare tutto quello che fai con i tuoi database. Chiedete perché farlo in questo modo? Dobbiamo continuare a fare cose in questo modo?

Berry ha dichiarato: "La standardizzazione ti dà la flessibilità nella scelta di un sistema … i sistemi meno costosi non permettono una grande flessibilità in modo che le minacce siano migliori. Cercare le pratiche migliori sul campo e evitare completamente procedure uniche. "

Eliminare i licenziamenti prima di investire. Quante volte inserisci un indirizzo per esempio … hai bisogno? Non portare avanti tattiche stravaganti che sono proliferate nel corso degli anni.

Priorità di un elenco di desideri delle funzionalità.

Prendi tutti insieme che utilizzeranno il sistema o chi riceverà rapporti da esso. Brainstorm tutto quello che potreste desiderare e poi classifica queste funzionalità. Determinare ciò che è assolutamente necessario, senza il quale il sistema è inutile. Fare questo primo ti impedirà di andare in un livello di complessità che potrebbe rovinare il tuo budget.

Berry raccomanda la creazione di un elenco a tre livelli:

Che cosa hai bisogno o altrimenti il ​​sistema è inutile?

Che cosa sarebbe bello avere, ma non è un interruttore commerciale?

• Che cosa vorresti se il denaro non fosse un'opzione?
• Questa è una continuazione di "Come scegliere il software di gestione del donatore per il tuo nonprofit"."Come fai a sapere quando hai bisogno di un nuovo software per la gestione dei donatori e come scegli il sistema giusto per il tuo non-profit?

Fai la tua ricerca.

Utilizza Idealware. ha ridotto il campo, ha scelto i sistemi che sono sistemi di gestione dei donatori dedicati e poi hanno estratto i primi dieci sistemi e fornito un elenco di funzionalità.

Controlla la Guida al consumatore a basso costo Sistemi di gestione dei donatori

Utilizzando il rapporto, fai un breve elenco di tre o quattro sistemi validi.

Mostra le dimostrazioni dei fornitori.

Alcuni fornitori verranno da voi o potete andare a loro. in linea in cui è possibile utilizzare uno strumento di condivisione di file o scaricare una versione di prova.

Assicurati di utilizzare esempi reali per vedere come ciascun sistema funzionerà per le tue esigenze.Un grande aiuto è i sei suggerimenti di Idealware per la navigazione del produttore Demo. Classifica i sistemi contro la tua lista di desideri - fantasia rispetto alle esigenze fondamentali e al costo elevato rispetto al prezzo accessibile - e scegliere il giusto sistema

Potresti essere in grado di acquistare il tuo nuovo sistema con una carta di credito online, ma i sistemi più grandi possono avere un contratto che deve essere elaborato e firmato.

Berry ha detto: "A volte puoi iniziare immediatamente a utilizzare il nuovo sistema, mentre altri sistemi devono essere personalizzati. DonorPerfect Online è noto per la personalizzazione di un sistema prima di iniziare, mentre altri sistemi, come GiftWorks, sono facili da usare dal get go.

Alcuni sistemi genereranno la necessità di assumere un consulente per ottenerli. "

Berry suggerisce anche questi articoli al sito Idealware:

Quattro Principali nella scelta di un sistema di gestione dei donatori > Dieci errori comuni nella selezione dei database di donatore