Come meglio mantenere i documenti finanziari dell'ufficio di legge

Se desideri essere un avvocato che pratica con il proprio ufficio legale, devi capire quali registri hai bisogno per mantenere. Puoi essere un esperto nella pratica della legge, ma non potresti sentirti sicuri nella tua conoscenza contabile. La comprensione dei principi fondamentali e l'utilizzo di software di contabilità specializzati possono mantenere la tua pratica sicura.

Sistemi di contabilità per un ufficio legale

Un buon sistema contabile per qualsiasi piccola impresa includerà forti controlli interni per monitorare sia i ricavi che le spese.

In qualità di avvocato, è necessario assicurarsi che il sistema contabile abbia un forte controllo interno, sia i costi fatturati, sia i costi e le spese avanzate per i clienti.

Indipendentemente dal fatto che le fatture basate su una riserva specifica, un titolare annuo, una tassa contingente o una tassa di rinvio, la tassa è basata sul tempo dedicato ai progetti dei tuoi clienti. Questo è il motivo per cui i procuratori di solito gestiscono record dettagliati per tenere traccia del tempo trascorso nei casi.

È possibile utilizzare sistemi manuali o elettronici per monitorare il tempo e le spese di addebito. Le carte di gestione del cliente sono state utilizzate per registrare tali informazioni prima dell'avvento del software legale e del fatturato. Indipendentemente dal metodo di registrazione che preferisci, di solito vuoi registrare questa traccia il tuo tempo trascorso sulle questioni del cliente, insieme a qualsiasi costo addebitabile, dal cliente.

Di volta in volta, è possibile pagare le spese per conto del cliente per il pagamento di canoni o altre spese.

La maggior parte dei professionisti dell'avvocato registrati questi costi avanzati sono registrati nel sistema in modo simile ad altri crediti.

Il software di contabilità avrà giornali speciali per registrare un singolo tipo di transazione frequente. Per gli avvocati, il giornale delle ricevute di cassa mostrerà una ripartizione di (1) commissioni ricevute e (2) rimborsi spese, tra cui una ripartizione tra spese normali regolarmente pagate e spese di clientela pagate.

La complessità del giornale delle ricevute di cassa varia a seconda della dimensione dello studio legale, la cui base è la semplice dichiarazione bancaria e le copie di controllo.

Altri record essenziali

Oltre ai record di cui sopra, gli avvocati di solito mantengono almeno quanto segue:

1. Appuntamento: Un libro di appuntamento contiene record degli appuntamenti, di solito in un formato di calendario.
2. Dichiarazione dei conti: Il conto corrente di conto corrente mostra i crediti fatturati ma non raccolti.
3. Registri di clienti individuali: Questi account contabili includono una descrizione dei servizi resi, delle tariffe e dei crediti, un riepilogo delle spese non fatturate e delle fatture finali.
4. Record di tempo di caso: I record di tempo vengono registrati per ogni client.
5. Registro di casi in corso: Questo registro riepiloga tutti i lavori legali in corso e viene normalmente organizzato dal nome del cliente.
6. Rapporti di riepilogo temporale: I rapporti di orario possono essere generalmente ordinati dall'avvocato o dal cliente e contengono informazioni quali l'ora, le date di lavoro, le fatture e altre spese addebitabili.

Questi sono i libri e le registrazioni di base che molti avvocati, a prescindere dalla specialità, avranno a disposizione per le loro ditte. Molti avvocati utilizzano software di contabilità e software per la gestione delle pratiche legali per mantenere i propri libri e record in formati elettronici.

Mentre alcuni uffici legali usano QuickBooks, molte altre aziende utilizzano programmi software legali specifici del settore, quali Abacus Next, Clio o ProLaw per gestire le proprie pratiche.

NOTA : Questo articolo è destinato esclusivamente a scopi didattici; è consigliabile consultare un professionista fiscale per discutere di qualsiasi domanda o problema con la tua contabilità, registrazione o reddito.