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La posta elettronica offre un modo grande e conveniente per commercializzare la tua attività domestica, rimanere in contatto con i clienti e fornire assistenza clienti; tuttavia, può anche essere noioso e un tempo di spreco. A meno che non si assuma un assistente virtuale, è necessario trovare un modo per gestire la posta elettronica che ti consente di rispondere tempestivamente, eppure non spendere tutto il giorno a rispondervi. Ecco alcuni suggerimenti per la gestione della tua email.
1) Riduci la quantità di email ricevuta.
Ci sono diversi modi per limitare la quantità di e-mail visualizzata nella tua casella di posta.
La prima è rispondere alle domande più comuni che ricevi sul tuo sito web con una pagina FAQ. In questa pagina, scrivi la domanda e poi rispondi. Fai riferimento alle persone alla tua pagina di contatto, suggerendo di verificare innanzitutto per vedere se la risposta è stata risolta. Fornendo tutte le informazioni possibili sul tuo sito web, i tuoi visitatori possono ricevere le loro risposte senza inviarti un'email.
Il secondo modo per ridurre l'e-mail che ricevi è quello di annullare l'iscrizione da elenchi non letti. Se scopri che stai eliminando o ordinando le newsletter e altri aggiornamenti aziendali, ma non li leggendo, è tempo di annullare la sottoscrizione. Se vuoi rimanere aggiornato con un blog, un'opzione migliore è quella di utilizzare un lettore di feed che cattura e elenca tutti i nuovi messaggi senza riempire la tua casella di posta.
Un terzo modo è quello di "lavare" la tua email per bloccare lo spam e per interrompere la posta indesiderata. MailWasher offre versioni libere e pro che possono aiutare a bloccare lo spam, la posta indesiderata e le truffe di phishing.
2) Limitare il numero di account di posta elettronica che hai.
Alcuni proprietari di case di casa creano più account, come uno per il servizio clienti e uno per l'assistenza tecnica, pensando che aiuterà a ordinare e gestire la posta elettronica. Ma più account crea solo più lavoro, a meno che non si disponga di un assistente virtuale che sia il compito di gestire uno o più account di posta elettronica.
In definitiva, hai solo bisogno di due account; uno per il personale e uno per le imprese.
3) Limitare il numero di volte in cui si controlla il messaggio di posta elettronica ogni giorno.
Controllare l'e-mail sembra un'attività benigna, eppure è uno dei più grandi perdenti di tempo, proprio dietro i social media. Poiché l'email è veloce e immediato, c'è un'idea che devi essere sempre su di esso, ma non è vero. Mentre non vuoi lasciare i tuoi clienti oi clienti che appendono troppo a lungo, non è necessario rispondere all'email nel momento in cui arriva. Invece, controlla la posta elettronica due o tre volte al giorno. Quando lo si controlla, impegnarsi a occuparsi di tutto nella tua casella di posta in quel momento.
4) Sviluppare un sistema per affrontare e ordinare la posta elettronica.
La maggior parte dei programmi di posta elettronica ti consente di creare cartelle in cui è possibile ordinare la posta elettronica. Ad esempio, è possibile creare cartelle per "fare", "ricevute", "per leggere", ecc.Ogni e-mail che viene fornita viene risposto e / o ordinato in modo appropriato. Se sei una persona visiva come me, puoi utilizzare il programma Gmail di Google per creare più caselle di posta. Quando l'email entra nella casella di posta principale, ordinalo ai caselle di posta "to-do", "to-reply", "to-read", "client info". Tutte queste inbox specificate vengono visualizzate in diverse sezioni nella pagina di Gmail. Un altro vantaggio a Gmail è la possibilità di utilizzare etichette, come le ricevute, per contrassegnare la posta elettronica.
5) Elimina, elimina, elimina.
Se ricevi un sacco di e-mail inutili, eliminarli subito. Considera di utilizzare una e-mail basata sul web per eliminare la posta indesiderata prima di scaricare sul tuo programma di posta elettronica. Se utilizzi posta elettronica basata su web, scansionare, controllare e eliminare prima la spazzatura. Ciò lascia solo gli elementi necessari per rispondere. Fare riferimento al numero 1 sulla riduzione dell'e-mail ricevuta se si verifica che elimini i tipi di e-mail o un sacco di email da un unico mittente.
6) Svuota la tua casella di posta.
Questo è molto più difficile di quanto pensi. E una volta che è vuota, mantenendola vuota è altrettanto impegnativa. Inizialmente, questo compito sarà difficile perché le probabilità sono che hai un sacco di email e richiede molto tempo per passare attraverso ogni pezzo per ordinare o eliminare. Una delle opzioni è utilizzare la funzione di ricerca per trovare l'email da luoghi che ti contattano molto. Ad esempio, se c'è una newsletter a cui abbonati, cerca la newsletter per nome o indirizzo e-mail.
Una volta che hai l'elenco di email di newsletter, puoi gestirlo in massa scegliendolo tutto e inserendolo nella cartella "da leggere" o "newsletter". Oppure puoi ingannare selezionando tutti gli elementi della tua casella di posta e inserendoli in una cartella chiamata "da archiviare". Questo ti svuota la tua casella di posta senza dover archiviare ogni posta elettronica, eppure non hai perse l'e-mail. Una volta che la tua casella di posta in arrivo è vuota, impegna a gestire ogni email che arriva all'ora prevista che hai pianificato di farlo.
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