Carte di credito aziendali per i dipendenti: buone notizie e bad

Se sei un datore di lavoro che ha dipendenti che comportano spese nel processo di fare affari, un ottimo modo per guardare tali spese e controlli è con carte di credito aziendali per i dipendenti. Utilizzato correttamente, le carte di credito aziendali possono aiutarti a raggiungere molti dei tuoi obiettivi aziendali. Purtroppo, possono anche dimostrare di annullare sia voi che i tuoi dipendenti mentre aprono la strada alla caduta libera aziendale, o almeno alcuni gradini lungo la scala.

Che cosa è una carta di credito aziendale?

Le carte di credito aziendali sono un gruppo di accordi separati e distinti dal credito privato e personale. Una società può fornire ai propri dipendenti carte di credito aziendali per addebitare spese approvate, legate alle attività aziendali, di solito di natura turistica. Una carta di credito aziendale viene normalmente rilasciata nel nome della società e con il nome del dipendente su di esso. A differenza delle carte di credito personali e piccole imprese, le carte di credito aziendali sono rilasciate da poche organizzazioni. Sono inoltre emesse direttamente tra l'impresa e l'emittente.

Conoscere le regole

Indipendentemente da dove provenga una carta di credito aziendale, dovrebbe essere accettata con una comprensione completa di come funziona. Questo non va solo per la persona che utilizza la carta, ma anche l'azienda. Ciò impedisce un sacco di incomprensioni che possono costare tutti. La prima fra queste è chi è responsabile del pagamento.

Alcune carte hanno la disposizione che, nonostante sia una carta di credito aziendale, il dipendente è responsabile per assicurarsi che il pagamento sia effettuato. Per altri, è responsabile per il pagamento della società per cui opera un dipendente.

Uno dei vantaggi principali di utilizzare le carte di credito aziendali è il fatto che permettono ai datori di lavoro di controllare più attentamente la spesa dei propri dipendenti, specialmente quando sono fuori dal ufficio sul viaggio.

Qualsiasi società che rilascia una carta di credito aziendale dovrebbe assicurarsi che le proprie politiche relative alle procedure, ai limiti di spesa e alle restrizioni siano comprese e seguite dai dipendenti. Ad esempio, alcuni costi come il noleggio di biglietterie e di autonoleggio possono essere collocati sulla carta di credito, mentre quelli come i costi del carburante e del pedaggio derivano dalla tasca di un dipendente.

I dipendenti dovrebbero anche capire che anche quando le accuse di una specifica natura sono approvate, limiti possono ancora essere imposti loro. Regole come questa possono essere applicate a spazzole larghe o secondo determinate categorie di commercianti. Ad esempio, un'azienda potrebbe approvare un certo limite di spesa per i pasti, specialmente quando i clienti vengono intrattenuti, ma se lo stesso rappresentante decide di volere inviare fiori a un cliente, ciò potrebbe non essere consentito.Le restrizioni precedenti sulla spesa per una carta possono limitare tale tipo di spesa.

Evitando le insidie ​​

Ogni volta che viene rilasciata una carta di credito aziendale, dovrà essere una certa comprensione da parte del dipendente di come tale carta possa essere utilizzata. Alcune aziende offrono anche corsi di formazione sull'utilizzo di carte di credito aziendali in modo che le informazioni di base sul loro uso siano comuni a tutti e nessuno può dire che non erano a conoscenza delle norme di emissione.

Un pericolo primario di carte di credito aziendali è quando i dipendenti mescolano l'uso personale e aziendale. Ovviamente, in nessun momento dovrà essere addebitata una spesa personale contro una carta di credito aziendale. Fortunatamente, con i giusti controlli su quella carta, questi tipi di problemi di spesa possono essere controllati e eliminati. Nella maggior parte dei casi, questi problemi si verificano quando un dipendente vuole ignorare la difficoltà di fare due diverse transazioni contemporaneamente, pensando "posso rimborsare l'azienda in un secondo momento". D'altra parte, in molti casi questo calcolo non avviene mai, e mette il dipendente su un corso di collisione con la gestione della società.

Un'applicazione liberale del senso comune

Se esiste un rialzo all'utilizzo di carte di credito aziendali, è la capacità che le aziende devono tenere consapevoli dei dipendenti di essere monitorati.

Questo non dovrebbe essere però un problema. Dovrebbe rendere i dipendenti notati che la loro spesa in nome del business è importante e che devono esercitare il buon senso nel modo in cui spendono le casse dell'azienda. Tutto il resto solo influisce negativamente sulla linea di fondo dell'azienda, che influenza anche i dipendenti.