Acquisto per pagare (P2P)

Introduzione

Il processo di acquisto a pagamento, conosciuto anche come il processo P2P, collega i processi di approvvigionamento all'interno di un'azienda attraverso il processo di ricezione delle merci e infine al pagamento rilasciato al venditore. Negli ultimi anni, le aziende hanno guardato attentamente il loro acquisto per pagare processi al fine di ridurre i costi complessivi, liberare i beni necessari, migliorare le prestazioni operative e migliorare le decisioni finanziarie.

Oltre a ridurre i costi complessivi, migliorare il processo di acquisto a pagamento può aggiungere una visibilità che consente alla direzione di avere la possibilità di avere una migliore comunicazione con il fornitore di dove gli elementi sono nel processo di consegna e pagamento al venditore.

Elementi del processo di acquisto a pagamento

Ci sono molti elementi al processo P2P, ognuno dei quali è importante nel processo complessivo. Il processo inizia con il sourcing degli articoli e termina con il pagamento al venditore selezionato.

Sourcing

Il processo P2P inizia con il reparto di acquisto che viene richiesto dalla ricerca e sviluppo o dal dipartimento di produzione per trovare un fornitore per un articolo o un servizio speciale. Il reparto R & D può aver prodotto una specifica all'interno del quale il venditore deve eseguire.

In alcuni casi, l'articolo può essere l'elemento di riserva standard necessario per il processo produttivo e può richiedere che il reparto acquisti cerchi un prodotto di qualità migliore al miglior prezzo.

A seconda dell'articolo o del servizio richiesto, il reparto acquisti può rilasciare una richiesta di offerta (RFQ) o può scegliere i fornitori adatti in base a rapporti precedenti.

Contratti

Quando il reparto acquisti ha scelto un fornitore o venditori adatti, ci sarà un processo contrattuale in cui i venditori e il reparto acquisti contraggono un contratto in base al prezzo, ai termini di pagamento e ai tempi di consegna.

Acquisto

Dopo che i contratti sono firmati tra la società e il venditore, gli ordini di acquisto possono essere sollevati e inviati al venditore. Per migliorare il tempo di consegna degli articoli, l'azienda può inviare l'ordine d'acquisto in forma elettronica anziché inviare o inviare fax. Con l'invio di un ordine di acquisto elettronico, le informazioni possono essere immesse direttamente nel sistema informatico del fornitore. Per garantire la visibilità, il fornitore dovrebbe fornire informazioni sull'avanzamento della società, quali date di recapito aggiornate e documenti come l'avviso di spedizione avanzato (ASN).

Receipt di merci

A seguito della spedizione degli articoli dal venditore, il passo successivo è quello di arrivare al cliente. Gli articoli saranno controllati per assicurare che la quantità sia uguale all'ordine di acquisto, nonché controllare gli articoli per danni e qualità.

Se esiste un problema con gli elementi ricevuti, il cliente informerà il venditore in modo che sia possibile restituire gli elementi o uno sconto.

Fatturazione

Il venditore può fatturare il cliente in qualsiasi momento dopo l'invio degli articoli. Utilizzando una soluzione di fatturazione elettronica, il processo P2P può essere semplificato in modo che le informazioni siano inserite nel sistema payable del cliente. Quando vengono ricevuti gli articoli, abbinati alla fattura e all'ordine di acquisto, l'elaborazione delle fatture può iniziare.

Elaborazione fattura

Nel processo P2P, l'elaborazione delle fatture deve essere effettuata in modo da ottenere tutti gli sconti offerti dal venditore. Nel contratto negoziato, il venditore può offrire sconti per il pagamento effettuato dal cliente prima della scadenza del pagamento. Ad esempio, il venditore può offrire uno sconto del 5% per i pagamenti effettuati meno di dieci giorni dopo la ricezione degli articoli.

Analytics

Come parte del processo P2P, un'azienda dovrebbe avere la piena redditività per la sua spesa di acquisto. Il monitoraggio costante della spesa individuerà le aree che potrebbero essere causa di preoccupazione, ad esempio i venditori che aumentano i prezzi o le spende spese. Un processo P2P che incorpora le migliori pratiche può risparmiare denaro.

Questo dovrebbe includere limitazioni su ciò che può essere acquistato al di fuori del processo P2P standard.

Permettendo gli acquisti non standard, gli incidenze di costi inutili aumentano e il controllo di questi acquisti può sprecare risorse che potrebbero essere salvate se è stato utilizzato il processo P2P corretto.

Questo articolo è stato aggiornato da Gary W. Marion, Logistics e Supply Chain Expert per il bilancio.