Devo utilizzare una società di distruzione di documenti

In tutto il mondo, le leggi stanno sempre più stringendo i furti d'identità e la necessità di una distruzione sistematica dei documenti è in aumento. La distruzione sistematica dei documenti è particolarmente importante e resa obbligatoria dalle leggi federali e locali per aziende o imprese che si occupano di informazioni sensibili e private personalmente identificabili (PII). PII generalmente include informazioni come il nome, il numero di sicurezza sociale, l'indirizzo, l'indirizzo e-mail e il numero di telefono che possono essere utilizzati per identificare un individuo.

Questo ci porta all'argomento di questo articolo, il dilemma del fatto di assumere servizi di distruzione di carta o di distruzione di documenti che forniscono società o fanno il lavoro di distruggere i documenti da parte della società che genera i documenti.

Conoscere i seguenti pro e contro di utilizzare una società di servizi di distruzione dei documenti dovrebbe aiutarti a prendere una decisione perfetta:

Utilizzo di una società di distruzione di documenti per la distruzione sistematica dei documenti è considerata sicura e conveniente a causa del fatto che la maggior parte dei servizi di distruzione dei documenti che forniscono servizi di distruzione di documenti le aziende sono ben attrezzate con sofisticate tecnologie di distruzione dei documenti e assumono la piena responsabilità.

Utilizzando una società di distruzione di documenti è sicura e sicura perché fanno tutto davanti all'autorità aziendale. La maggior parte dei servizi di distruzione di documenti che forniscono alle aziende vi darà una casella in cui memorizzerai tutta la tua carta e dischi indesiderati (che contiene informazioni sensibili) e verranno a distruggere i documenti che prendono dalla scatola.

Tutto accade davanti a te, rendendolo sicuro. L'assunzione di un'impresa è conveniente perché nessuno dei tuoi dipendenti dovrà partecipare al processo, ad eccezione di un individuo designato che osserva l'intero processo per assicurare che l'azienda che si assuma esegua il lavoro secondo il proprio requisito.

L'assunzione di un'azienda di distruzione di documenti è conveniente soprattutto quando la quantità di documenti da distruggere è enorme. Se la tua azienda vuole acquistare tecnologie di distruzione dei documenti, richiederà una manodopera extra per eseguire il lavoro. Se vuoi impiegare la tua forza lavoro esistente, potrebbe essere veramente molto impegnativo. I servizi di distruzione dei documenti possono essere assunti regolarmente o solo una volta all'anno. L'adozione di servizi regolari dichiari per esempio su base mensile è buono quando la quantità di documenti da distruggere è grande.

Rispettare la legge sul distruzione dei documenti locali

Le aziende di distruzione dei documenti sono ben consapevoli delle leggi locali di distruzione dei documenti. Così, quando assumete servizi di distruzione di documenti che forniscono un'impresa, puoi essere sicuri di rispettare le leggi locali.Al termine del processo, la società di distruzione di documenti ti darà un certificato di distruzione. Questo certificato dovrebbe aiutarti nella procedura legale nel caso in cui la tua azienda sia accusata di violare la legge sulla distruzione dei documenti. I servizi di distruzione dei documenti possono essere monitorati e certificati dall'Associazione Nazionale per la Distruzione delle Informazioni (NAID). Quindi, se il servizio di qualsiasi azienda di distruzione di documenti non è sicuro e sicuro, potrebbero perdere questa certificazione.

Environmentally Friendly

La maggior parte delle imprese di distruzione di documenti si dichiarano Green Business. Perché assicurano che i documenti siano riciclati o compostati sistematicamente per avere meno impatti ambientali.

Il rischio di utilizzare la società di distruzione dei documenti Il costo per l'utilizzo di aziende di distruzione di documenti potrebbe essere negativo per le piccole aziende che producono piccole quantità di documenti e, in quanto tali, potrebbero voler distruggere i documenti internamente. L'utilizzo di una società di distruzione di documenti dovrebbe essere considerata meno necessaria quando la tua azienda non si occupa di PII. In questo caso, l'utilizzo di una società di distruzione di documenti potrebbe non essere obbligatoria.

Pro e contro di distruggere dalla società se stessa Quando un'azienda non si occupa di PII, è sempre una buona idea andare in modo conveniente per distruggere il documento da parte della società se l'opzione è veramente costosa efficace.

Può essere conveniente quando il lavoro può essere fatto da dipendenti esistenti e con un minimo investimento nella tecnologia. Ma la maggior parte del tempo, l'investimento nella tecnologia è più costoso di pagare una certa carica solo una volta al mese per i servizi di distruzione di documenti. Ma quanto sia costoso o conveniente farlo da solo dipenderà come fare l'intera cosa. Ecco una storia di successo per la distruzione di documenti da parte di un'azienda: dall'altro, ecco come un truciolo d'ufficio può costare più di quanto pensi: Se un'azienda si occupa di PII, diventa difficile garantire il livello della sicurezza e della sicurezza che possono derivare dall'assunzione di servizi di un'azienda di distruzione di documenti. E quando un'azienda fa il lavoro stesso, non ci sarà nessuno che consegni anche il certificato di distruzione dei documenti.