Modello di lettera di controllo eccezionale

La lettera seguente può essere utilizzata per comunicare con persone o organizzazioni che non hanno depositato i controlli. Copia e incolla il testo nella tua lettera e controlla con il tuo avvocato per determinare se soddisfa le leggi locali e le esigenze di due diligence.

Aggiorna le informazioni tra le parentesi ("[" e "]") per adattarsi alle tue esigenze.

Notifica di controllo eccezionale

[Data di oggi]

[Indirizzo Payee]

Caro [Destinatario],

I nostri record indicano che abbiamo rilasciato un pagamento a più di 60 giorni fa e il controllo è ancora in sospeso.

I dettagli di questo pagamento sono i seguenti:

• [Data di pagamento]
• [Numero di controllo]
• [Importo di pagamento]

Si noti che la nostra politica è di annullare i controlli in sospeso dopo 90 giorni. Inoltre, la legge statale può richiedere che questi fondi trasferiamo allo Stato di [nome dello Stato] come proprietà non reclamata se non riceviamo la tua risposta entro [Scadenza]. Se hai il controllo, depositalo immediatamente. Se il controllo è stato perso o distrutto e hai bisogno di un rimontaggio, verifica le informazioni riportate di seguito e ci restituisce la lettera appena possibile.

Si prega di rilasciare un nuovo controllo per il pagamento di cui sopra. Non ho tentato di negoziare quel controllo, e non cercherò di farlo. Se trovo il controllo di cui sopra, la restituirò immediatamente a [nome della società]. Certifico che ho diritto ai fondi.

Firma,

___________________________
[Nome del beneficiario]

Data: _______________

Si prega di chiamare a [numero di telefono] con tutte le domande.

[Indirizzo aziendale]
Informazioni importanti

Purtroppo, non si arriva a mantenere i fondi quando i controlli vanno scoperti. Se il beneficiario ha diritto a tali fondi, essi (oi loro eredi) hanno ancora diritto al denaro. Quando i fondi non vengono reclamati, spesso devono essere consegnati allo stato per la custodia (noto come escheatment) finché non vengono richiesti.

Se gestisci un'impresa, assicuratevi di verificare con gli Stati e le autorità di regolamentazione del settore per verificare i requisiti applicabili al tuo controllo. Potrebbe essere necessario includere una certa lingua o seguire altre regole relative alla proprietà non reclamata. I controlli sui pagamenti potrebbero essere diversi dai controlli ai fornitori.

Non è necessario utilizzare il formato esatto sopra. Alcune organizzazioni preferiscono utilizzare una forma separata in cui il destinatario può richiedere il rilascio di un controllo datato. Inoltre, è possibile includere l'opzione per il destinatario di richiedere di

non rilasciare il controllo, in quanto potrebbe avere un motivo legittimo per non depositare il controllo. Per ulteriori informazioni sui controlli non scoperti in generale e per i motivi per cui essi sono importanti, vedere le basi dei controlli eccezionali.

Il modo migliore per sapere su questi elementi è quello di mantenere buoni libri: riconciliare regolarmente i tuoi conti bancari e seguire i pagamenti scorretti troppo a lungo.Se si tiene semplicemente il denaro (intenzionalmente o meno), è possibile aprire la porta a ulteriori problemi e ad un maggior controllo dai regolatori.