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La misurazione delle prestazioni di acquisto è importante, in quanto il reparto acquisti svolge un ruolo sempre più importante nella catena di approvvigionamento in una crisi economica.
Una riduzione del costo delle materie prime e dei servizi può consentire alle aziende di vendere in modo competitivo il prezzo delle loro merci finite al fine di conquistare le imprese. Una misura di prestazioni evidente del successo di qualsiasi reparto di acquisto è la quantità di denaro risparmiata dalla società.
Tuttavia, ci sono una serie di misure di rendimento che le aziende possono utilizzare quando misurano le prestazioni di acquisto. Questi includono:
- Efficienza Acquisti
- Efficacia Acquisti
- Funzionalità Acquisti
- Misurazioni Performance
Efficienza Acquisti
I costi amministrativi costituiscono la base per misurare l'efficienza degli acquisti. Questa misurazione delle prestazioni non si riferisce alla quantità di articoli acquistati che il reparto ha procurato.
La misura si riferisce al grado di efficienza del reparto acquisti nelle attività che si prevede di eseguire rispetto al budget disponibile per il dipartimento.
Se i costi di acquisto rientrano nel budget, allora l'efficienza del reparto acquisti supererà le aspettative. Se il dipartimento utilizza fondi al di sopra del budget, allora la funzione di acquisto non è efficiente.
Efficacia degli acquisti
Il prezzo che il reparto acquisti ha pagato per un elemento non è necessariamente una buona misura delle prestazioni di acquisto.
Il prezzo di un prodotto può variare a causa delle condizioni di mercato, della sua disponibilità e di altre pressioni di domanda. Pertanto, il reparto acquisti potrebbe non essere in grado di controllare il prezzo. Un metodo popolare per valutare l'efficacia dell'acquisto è quello di esaminare i rapporti di fatturato dell'inventario. Il rapporto misura il numero di volte, in media, che l'inventario viene utilizzato, o è stato girato, durante il periodo.
Il rapporto utilizzato per misurare la liquidità dell'inventario. Tuttavia, questa non è sempre una grande misura dell'efficacia dell'acquisto, poiché i requisiti stagionali per l'acquisto di articoli in scorta possono rendere imprecisa questa misura.
Funzionalità di acquisto
Le prestazioni di acquisto possono essere misurate in base ai requisiti funzionali della funzione di acquisto.
La funzione primaria del dipartimento è quella di fornire l'articolo corretto all'ora desiderata al costo più basso possibile. La misurazione delle prestazioni può tener conto di questi elementi, ma non tiene conto di fattori che possono riguardare la stabilità del fornitore, le questioni di qualità dei materiali e gli sconti del fornitore.
Misurazione delle prestazioni
La prestazione della funzione di acquisto può essere misurata utilizzando una varietà di misure.
Una società può decidere quali di queste misurazioni di efficacia sono rilevanti per l'esecuzione del loro reparto d'acquisto. Le misurazioni possono includere:
- Risparmio di costi. Se il reparto acquisti procura un articolo a un prezzo inferiore rispetto a quello precedente, allora è un risparmio sui costi. Ciò può avvenire quando si trova un nuovo fornitore, viene utilizzato un elemento sostitutivo meno costoso, è stato firmato un nuovo contratto con il fornitore, è stato trovato un metodo di trasporto più economico oppure il reparto acquisti ha negoziato un prezzo più basso con il fornitore esistente.
- Qualità aumentata. Quando un elemento ha migliorato la qualità utilizzando un fornitore diverso o negoziando con il fornitore esistente, il miglioramento si riflette in una riduzione delle risorse di spreco o di produzione.
- Miglioramenti dell'acquisto. Le efficienze nel metodo utilizzato nel reparto di acquisto aumentano l'efficacia. Questi possono includere l'introduzione di sistemi EDI, sistemi di approvvigionamento elettronico, inventario gestiti da vendor e pagamenti sui processi di ricezione.
- Miglioramenti del trasporto. Quando un reparto acquisti negozia con un vettore o un numero di vettori per ridurre i costi di trasporto degli oggetti dal venditore agli impianti di produzione, il costo unitario dell'elemento sarà ridotto. Questo risparmio può essere utilizzato come misura dell'efficacia.
Prestazioni di acquisto
Alcuni studi sono stati condotti sulle prestazioni di acquisto e i risultati hanno rilevato che non esiste un metodo che coprirà ogni reparto acquisti.
Tuttavia, ci sono una serie di misure chiave che si rivelano comuni per la valutazione delle prestazioni. Vale a dire, risparmio di costi, qualità del fornitore, metriche di distribuzione, efficacia dei prezzi e flusso di inventario.
Anche se queste misure chiave sono comuni, il peso posto su queste misure non è assolutamente uniforme e varia da industria e attività. Inoltre, l'importanza di queste misure all'efficacia complessiva di un reparto acquisti cambierà nel tempo e pertanto deve essere valutata e modificata periodicamente.
Aggiornato da Gary Marion, Logistics e Supply Chain Expert.