Gestione delle modifiche sui progetti

I project manager spendono molto tempo a produrre piani per quello che la squadra sta per fare. Gli sponsor, le parti interessate e la squadra trascorrono molto tempo per apportare modifiche all'ambito del lavoro e come sarà fatto il lavoro. Questo articolo esamina come è possibile gestire tali modifiche (con un semplice processo di gestione delle modifiche) e mantenere la sanità. Oh, e continui a progredire contemporaneamente.

Guarderemo anche alcuni degli strumenti di gestione delle modifiche che è possibile utilizzare e come viene implementata la gestione del campo di applicazione.

Prima di parlare di processi o strumenti voglio discutere la tua prospettiva per cambiare.

Accetta cambiamenti accadono

Le modifiche possono accadere in qualsiasi punto del ciclo di vita del progetto.

Il metodo più semplice per gestire i cambiamenti nei progetti meno di un mal di testa è sapere che sta per accadere e progettarlo.

Avere strategie in atto per affrontare i cambiamenti prima che accadano è il modo più veloce per ottenere tutti a bordo con quello che sta per essere diverso.

Un processo di gestione delle modifiche definito e strutturato è il posto migliore per iniziare. È il tuo libretto di gioco per quello che succederà se qualcuno suggerisce che il progetto dovrebbe fare qualcosa di diverso da quello attualmente previsto e un buon modo per evitare il fallimento del progetto.

Il processo di gestione delle modifiche ha il seguente aspetto:

Ricevi informazioni sulla modifica

Valuta la modifica, inclusa la pianificazione del numero di lavori > Preparare una raccomandazione su se vale la pena di andare avanti.

• Allora avrai una decisione del progetto sponsor per sapere se dovresti incorporare la modifica o meno.
• Guardiamo ad ognuno di questi passi a turno.
• Ricevere informazioni sul cambiamento
• Riceverai una richiesta per modificare il progetto. È possibile ricevere informazioni in centinaia di modi diversi: in una riunione, via e-mail, sul telefono, nel corridoio mentre correte dall'ufficio alla sera. Idealmente, otterrai le informazioni su un modulo di richiesta di modifica, ma dovresti sapere che nella vita reale molte importanti parti interessate ritengono che completare questo tipo di lavoro è il lavoro del project manager. E nella tua azienda, potrebbe essere.

Utilizza il modello di richiesta di modifica del progetto (più su quello in un minuto) per catturare tutti i dettagli della richiesta, per quanto informalmente arrivano con te. Quindi eseguire la forma oltre l'iniziatore in modo da sapere che avete riflesso esattamente ciò che è quello che vogliono.

Ricorda che le modifiche potrebbero anche riguardare l'assunzione del lavoro. Non sempre assumere che i cambiamenti stiano pertinenti a mettere il lavoro. Il processo è lo stesso indipendentemente dal fatto che si sta aumentando o diminuendo l'ambito del progetto.

Effettuare la modifica della valutazione

Guarda la richiesta di modifica in dettaglio. Stai valutando l'impatto su:

Pianificare

Documentazione

Il lavoro finora fatto e ancora funzionare

• Budget
• Misura di qualità
• Ambito
• Disponibilità delle risorse.
• Ad esempio, una modifica del software può essere stimata in 5 giorni.
• Questo non avrebbe aggiunto solo 5 giorni al calendario perché potrebbe spingere un'altra attività e spostarlo in un periodo di tempo in cui la risorsa chiave è in vacanza. Anche questo compito dovrebbe essere spostato, quindi complessivamente questo cambiamento avrebbe aggiunto 8 giorni al programma. Ci sarebbe costato $ 5k e gli altri 8 giorni ci spingono in un altro mese con il contratto fornitore, quindi ci sono costi da considerare anche lì. La qualità rimane la stessa ma le modifiche di ambito per incorporare la nuova modifica. Dovrebbe essere aggiornata tutta la documentazione pertinente, inclusi il piano di progetto ei manuali di formazione già avviati.
• Come si può vedere, una semplice modifica di 5 giorni può avere effetti di vasta portata. È importante conoscere tutto ciò prima di decidere se fare la modifica o no, dato che avere l'immagine completa può cambiare il risultato.

Preparare e presentare una raccomandazione

Ora conosci l'impatto completo della modifica che puoi fare una raccomandazione su se vale la pena di andare avanti con esso.

In alcuni casi, non sarà, perché il vantaggio percepito sarà meno del costo. In altri casi, ci potrebbe essere abbastanza bene per compensare il costo di fare il lavoro aggiuntivo. In altri casi potresti scoprire che la modifica avrà un effetto negativo sul costo ma non c'è niente da fare perché è un problema di regolamentazione o di conformità o per un altro motivo interno come una ristrutturazione organizzativa.

Ottenere la decisione

Per piccole modifiche che rientrano nel limite di autorizzazione, puoi decidere se accettare la modifica o no (con il giusto input della squadra). Qualsiasi cosa più grande dovrebbe essere approvata dallo sponsor del progetto o dal consiglio del progetto.

Ricordarsi di tornare indietro e dire a qualcuno se la loro modifica è stata rifiutata. Vuoi evitare fastidio i tuoi stakeholder del progetto se puoi!

Strumenti di gestione del cambiamento

Ci sono diversi strumenti di gestione delle modifiche che è possibile utilizzare per rendere questo processo più semplice e più snello. Raccomando:

Una lista di controllo o una mappa di processo che cammina le persone attraverso esattamente quello che devono fare per sollevare una modifica all'ambito del progetto.

Modulo di richiesta di modifica del modello. Questo potrebbe essere online tramite un flusso di lavoro automatizzato.

Guardiamo a che cosa avviene dopo una richiesta di modifica del progetto.

• Cosa entra in una richiesta di modifica del progetto
• Il modulo di richiesta di modifica del progetto deve includere:

Il nome della persona che richiede la modifica (il "richiedente").

Un identificatore univoco, come un numero di cambiamento (puoi aggiungere questo a te stesso in seguito, poiché è improbabile che nessuno dei soggetti che solleva la richiesta e usa il modulo sappia cosa inserire in quella casella).

Una descrizione del cambiamento proposto, con tutti i dettagli che possono gestire.

• La categoria della modifica. Idealmente, prepopulate questa sezione in modo che devono solo selezionare la casella. Questo è un buon posto per notare se una modifica è a che fare con la regolamentazione o la conformità interna come se fosse (veramente), allora si può passare un sacco di passi di pianificazione e di valutazione e semplicemente andare avanti con esso.
• Il 'perché' della modifica. Qual è la giustificazione per farlo? Perché il richiedente lo desidera?
• L'impatto della modifica in vari elementi diversi del progetto compreso il tempo, il costo, la qualità, l'ambito. Potrebbero non avere tutti i dettagli in modo da poter lavorare con loro durante la fase di valutazione delle modifiche per riempire gli spazi vuoti. Dovrebbero completare il più possibile. Il minimo che stai cercando a questo punto è per loro di confermare se aumenta, diminuisce o modifica i parametri di progetto esistenti.
• Nella parte inferiore del modulo di richiesta di modifica saranno disponibili alcuni dettagli per completare la modifica. Il modello deve includere anche spazio per:
• Modifica decisione: accettare, rifiutare o rinunciare
• nome della persona che decide (o gruppo) più la data della decisione e eventuali commenti aggiuntivi.

La persona che fa la richiesta non saprà ancora l'esito - nessuno lo farà - in modo che queste caselle rimangano vuote fino a che il gruppo giusto non abbia incontrato per discutere la tua raccomandazione e prendere una decisione.

• Modifiche e gestione del campo di applicazione
• La gestione del campo di applicazione del progetto è il modo principale per controllare ciò che è nel progetto e cosa no. Quando ricevi una modifica all'ambito del progetto, devi pensare a come influisca sul progetto in generale. Il processo di gestione delle modifiche ti aiuta a farlo e per impostarlo nel contesto, gestire la modifica è una piccola parte della gestione dell'ambito.

Vale la pena parlare qui su come una Guida al corpo di conoscenza del progetto (Knowledge Base PMBOK®) - Quinta edizione copre la gestione del cambiamento di progetto perché non è così intuitivo come si potrebbe pensare. La

Guida PMBOK®

include un processo denominato "Campo di controllo" nella sezione Gestione campo progetto e questo è un ottimo punto di partenza. Tuttavia, il processo di gestione dei cambiamenti sui progetti deve essere gestito in modo più integrato e ciò si riflette nel testo.

Guida di PMBOK® gli utenti dovrebbero anche fare riferimento al processo di controllo del cambiamento di controllo integrato in quanto definisce come tutti i collegamenti si collegano. Per diventare un PMP è necessario capire come la Guida PMBOK® copre la gestione dei cambiamenti, in quanto ciò sarà esaminato. Tuttavia, dovresti tenere a mente che il processo di gestione delle modifiche che utilizzi effettivamente sui tuoi progetti deve essere integrato, facile da seguire e pratico.

5 modi per aiutare la tua squadra attraverso il processo di cambiamento Il tuo team di progetto è fondamentale per il successo del tuo progetto, per cui ti aiuta ad accoglierli quando gestisci le modifiche sul tuo progetto. Ecco 5 modi per aiutarli a raggiungere rapidamente il processo di gestione dei cambi di progetto.

1.Parliamo di cambiamenti.

Far loro sapere che il cambiamento nei progetti è normale e che dovrebbero aspettarsi.

2. Condividi il processo.

Soprattutto abbiamo parlato del processo di gestione delle modifiche, ma questo non viene naturalmente a tutti. I tuoi membri del team non sapranno cosa fare e cosa si aspetta da loro a meno che non le diciate. Stabilire un briefing per passare attraverso il processo con loro, e far loro sapere qual è il loro ruolo in esso. 3. Rendere più facile.

Quando un progetto passa attraverso un cambiamento di portata può essere abbastanza disorientante. Il calendario è errato, il bilancio potrebbe essere diverso, i requisiti sono certamente diversi. La squadra può trovare un cambiamento inquietante, soprattutto un grande o uno che inverte una decisione che avevano precedentemente pensato era impostato in pietra (sì, quelli succedono). Rendere il processo il più semplice possibile per loro. 4. Essere lì per aiutarti.

Un nuovo modo di lavorare richiede un po 'di tempo per andare a letto. Se hai già gestito la modifica del progetto in modo informale (o non affatto) allora una modifica a un processo formale potrebbe richiedere un po' di tempo per diventare 'il nostro modo di fare cose qui intorno ". Dite alla squadra che sei lì per aiutarli se vogliono eseguire qualcosa di passato. 5. Non abbiate paura di dire no.

Non tutte le modifiche sono proposte sensibili. Lasciate che la tua squadra sa che se si sentono fortemente in un cambiamento che non è la cosa giusta per il progetto in questo momento che ti resterai in quella conversazione con il richiedente di cambiamento. Non gestire efficacemente la modifica è uno dei modi in cui puoi deragliare il tuo progetto, per cui attenzione. Armati di queste informazioni è ora in grado di iniziare a trattare con i cambiamenti di progetto in modo controllato.