Come preparare un documento di requisiti aziendali

La tua piccola impresa sta preparandosi ad espandere - o vendere nuovi prodotti - oa varie modifiche. E stai cercando un consulente o un imprenditore per aiutarti con questo progetto. Una delle prime cose da fare è preparare un documento di requisiti di business.

Prendiamo un esempio: una società (li chiameremo ZXYW LLC) ha deciso di esternalizzare le proprie funzioni di contabilità in un centro di servizi condiviso negli Stati Uniti. Inizieranno un processo per trovare una posizione, impostare i servizi, assumere e gestire i dipendenti.

È un'impresa complicata e ci vorranno molti mesi per realizzare. Iniziano con una squadra che prepara un documento di requisiti di business.

Che cosa è un documento di requisiti aziendali?

Lo scopo di un documento di requisiti aziendali è quello di dare un quadro completo di un progetto o di un nuovo piano aziendale, in modo da tutti sono chiari su cosa deve essere fatto e quando.

Un documento di requisiti di business (BRD) può essere considerato in due fasi. Nella prima fase di un progetto, è un documento che definisce tutti i requisiti per il progetto, inclusi i costi, i dettagli sull'implementazione, i benefici previsti, le pietre miliari e la data di scadenza per l'implementazione.

Nella seconda fase, il BRD può effettivamente diventare un contratto tra le due parti, formalmente definendo i requisiti della società di noleggio (ZXYW LLC in questo caso) e il contraente che fa il lavoro. Vedrai di più sulla lingua del contratto qui sotto.

Come è un documento di requisiti aziendali diverso da un piano aziendale?

Mentre entrambi i documenti possono contenere lo stesso tipo di sezioni (ad esempio, un riepilogo esecutivo), l'intento è diverso.

Viene creato un business plan per guidare un'attività nuova o esistente, ma più spesso lo scopo è presentare a un prestatore per finanziare l'avvio o l'espansione.

Il piano aziendale contiene informazioni generali sulla società ei suoi piani e strategie per poter generare reddito per rimborsare il prestito.

I rendiconti finanziari sono una parte fondamentale del piano aziendale, mentre i documenti finanziari del BRD possono essere molto diversi, centrati su un progetto specifico.

Come è un documento di requisiti aziendali diverso da una richiesta di proposta?

La differenza tra i due documenti è leggera, ma importante. In genere, viene creata una richiesta di proposta (RFP) allo scopo di sollecitare proposte da vari fornitori. nell'esempio di ZYXW, un RFP viene inviato a potenziali aziende che forniscono servizi di outsourcing, per richiedere offerte.

Un BRD, invece, è preparato per un fornitore specifico o partner di joint venture che è già stato selezionato dalla società di noleggio.Il BRD contiene ulteriori dettagli e ulteriori specifiche e scadenze da rispettare lungo la strada e alla fine del progetto.

Quando viene creato un RFP, viene fornito un termine e requisiti per la presentazione delle offerte. Le offerte vengono valutate dopo la scadenza.

Cosa dovrebbe essere incluso in un documento di requisiti aziendali?

In qualche modo un documento di requisiti di business è simile ad altri tipi di proposte commerciali. Il BRD dovrebbe includere:

1 . Una dichiarazione sintetica , talvolta chiamata un riepilogo esecutivo, che descrive i requisiti del progetto in generale.

La dichiarazione di sintesi viene di solito scritta dopo che il BRD è completo.

2. Gli obiettivi del progetto. Questi obiettivi dovrebbero essere in formato SMART; specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e time-bound.

3 . Lo sfondo e una dichiarazione di necessità o una spiegazione per il progetto. Questa è una parte importante del documento, quindi non lasciarla fuori. Spiegare perché il progetto è necessario è un driver primario del progetto, e il suo successo dipenderà da quanto bene riempie la necessità.

4. L'ambito del progetto - che cosa deve essere incluso e cosa non è incluso. Nell'esempio di società ZXYW di cui sopra, l'azienda ha chiarito che l'ambito non doveva includere l'assunzione di top management - quegli individui sarebbero stati forniti dall'azienda.

5. Bilancio d'esercizio. I rendiconti finanziari sono essenziali per una visione complessiva dell'effetto del progetto sul bilancio e sulle entrate aziendali per un determinato periodo di tempo.

Naturalmente, come la società finanzierà il progetto è importante discutere anche qui.

6. Requisiti e funzionalità funzionali. Questo è il luogo per fornire dettagli, inclusi diagrammi, grafici organizzativi e tempi.

7. Il personale ha bisogno. Chi deve essere assunto e quando. Quali categorie di dipendenti saranno necessarie e come saranno pagate. Chi li paga e quando. Dal momento che ZXYW sta creando un impianto basato su persone, questa è una parte fondamentale del loro BRD.

8. Pianificazione, timeline e scadenze. Le fasi del progetto devono essere dettagliate in questa sezione per assicurarsi che tutte le parti capiscano cosa sia necessario e quando. nel progetto ZXYW, la prima fase è stata la selezione di un sito, tra cui l'esplorazione di diverse città potenziali.

9. Assunzioni. Questa parte del documento viene spesso trascurata. L'ipotesi di ipotesi aiuta a evitare problemi in seguito. Ad esempio, nel contratto di cui sopra, la società ha voluto affittare, non acquistare, lo spazio per ufficio.

10. Costo e beneficio. L'analisi costi-benefici è un elenco dettagliato di tutti i costi del progetto e il risparmio del progetto dovrebbe essere incluso.

Che cosa rende i requisiti di business documentare un contratto?

Come già detto, nella fase iniziale la BRD è una proposta. Potresti aver notato che qualcosa è mancato dall'elenco delle sezioni sopra - il pagamento per i servizi resi. Senza una dichiarazione dei pagamenti al contraente e la tempistica di tali pagamenti, non esiste alcun contratto.

Prima che i due partiti firmino sul documento, occorre aggiungere la lingua standard del contratto, con l'aiuto di un avvocato, compreso

• Promesse di pagamento e promesse di fornire servizi
• Covenants restrittivi, impedendo al contraente di prendere segreti commerciali della società o condividerli con altri.
• Cosa succede se una parte non adempie agli obblighi richiesti (vale a dire violare il contratto)
• Clausole di assicurazione e indennizzo
• Disposizioni in contenzioso e arbitrato
• E, naturalmente, firme da parte di funzionari competenti e di appaltatori.