Le basi per la creazione di un budget evento

Come pianificatore di eventi, rimanere nel budget del tuo cliente è fondamentale. E per farlo, hai bisogno di un budget degli eventi dettagliato che tu e il tuo cliente d'accordo.

Se sei nuovo nella pianificazione degli eventi o in un professionista esperto, tenere un budget per eventi ti aiuterà a rimanere organizzato e preparato per qualsiasi richiesta del cliente - e ti aiuta a evitare di andare oltre il budget.

Per un evento di base, ad esempio un seminario o una cena, Excel o altri programmi fogli di calcolo possono essere utili.

Voce

• Spesa proiettata
• Spesa effettiva
• Dettagli
• Quindi, classificare e tenere traccia delle voci di spesa.

Gestione di un budget evento

Costi di locazione del sito web.

1. Mentre piani l'evento stesso e quando incontri il tuo gestore vendite, tieni traccia di tutte le tasse di noleggio previste per gli spazi eventi e funzioni, la pulizia, la gestione dei bagagli e le relative spese.

   Stima i costi di ristorazione.

2. Ciò include tutte le spese per gli alimenti e le bevande, compresi suggerimenti e mance - che possono rappresentare fino al 30%. Spese di trasporto del documento.

3. Ciò include navette, allenatori, trasferimenti di eventi e tutte le spese correlate. Aggiungere spese decorative.

4. La maggior parte degli eventi comprende spese per l'arredamento, come centro oggetti, fiorai, tende da affittare, ecc. È qui che elencate tali costi.

   Spese di intrattenimento e attrezzature per documenti.

5. Le spese comuni in questa categoria comprendono l'apparecchiatura A / V, ma è anche un buon posto per elencare gli onorari agli altoparlanti o se si sta assumendo intrattenitori. Riepiloga le spese di stampa.

6. Diverse piccole spese per gli elementi effettivamente si combinano per creare un elemento di riga più grande. Questi includono inviti, distintivi, libretti di programmi, segnaletica degli eventi e banner. Elemento per i regali.

7. Un suggerimento comune dell'evento è quello di non permettere mai ad un ospite di lasciare la mano vuota. Quindi, qualunque sia il regalo oi doni che fornite, tenere traccia del costo per loro separatamente; saresti stupito di quanto questi costi possano costare. Individuare le spese di attività.

8. Se il tuo evento include attività come il golf, il tennis, il centro benessere, il rafting, la bicicletta o altre attività, vuoi notare separatamente il costo di queste tasse. Considera di riassumere il costo totale nel foglio di calcolo e associare una ripartizione. Inserisci altre spese.

9. Se una spesa non rientra in nessuna delle categorie sopra elencate, elencarle come un elemento di spesa diverso qui. Fornire una categoria di fondi contingenti.

10. A seconda della dimensione o della complessità di un evento, potresti voler assegnarvi fino al 20% del budget degli eventi qui. Nonostante la migliore pianificazione, le spese dovranno superare i piani previsti con spese che non si considerano mai. Questo vi impedirà di passare al budget ogni volta. Riepilogare le spese previste.

11. Quando sviluppi il tuo programma di eventi, avrai una buona proiezione delle spese totali. Queste sono le informazioni che verranno condivise con il client dell'evento per assicurarsi che siano a conoscenza del bilancio degli eventi in modo che non ci siano sorprese in seguito. Riepilogare le spese effettive.

12. Ciò avviene dopo che l'evento ha concluso. Subtota le fatture nelle suddette 10 categorie e documenta il budget effettivo. Se è estremamente favorevole, individuare i risparmi nel budget effettivo rispetto al budget previsto, dimostrando il valore che hai portato al ruolo.